Hướng Dẫn Chi Tiết Về Hóa Đơn Điều Chỉnh Mới Nhất Theo Nghị Định 70/2025/NĐ-CP

Trong bối cảnh hệ thống pháp luật thuế và kế toán ngày càng được hoàn thiện, việc quản lý và xử lý các loại chứng từ, đặc biệt là hóa đơn điện tử, trở nên vô cùng quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Các trường hợp hóa đơn điện tử phát sinh sai sót là điều khó tránh khỏi trong quá trình hoạt động kinh doanh. Khi đó, doanh nghiệp cần phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế để đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ.

Tuy nhiên, không phải lúc nào doanh nghiệp cũng nắm rõ khi nào cần Lập Hóa đơn điều Chỉnh, cách thức thực hiện ra sao để tuân thủ đúng quy định của pháp luật. Bài viết này của Hỗ Trợ FM sẽ cung cấp một cái nhìn toàn diện và hướng dẫn chi tiết về hóa đơn điều chỉnh theo tinh thần Nghị định 70/2025/NĐ-CP, sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, giúp doanh nghiệp dễ dàng áp dụng và tránh những sai sót không đáng có.

Hóa Đơn Điều Chỉnh Là Gì? Khi Nào Cần Lập Hóa Đơn Điều Chỉnh?

Hóa đơn điều chỉnh là loại hóa đơn được sử dụng để sửa chữa những sai sót trên hóa đơn điện tử đã lập. Đây là công cụ pháp lý quan trọng giúp doanh nghiệp điều chỉnh thông tin không chính xác mà không cần hủy bỏ hóa đơn gốc. Việc hiểu rõ khái niệm và các trường hợp cụ thể cần lập hóa đơn điều chỉnh là bước đầu tiên để đảm bảo tuân thủ pháp luật về hóa đơn chứng từ.

Căn cứ theo Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/06/2025, sửa đổi, bổ sung điểm b, khoản 1, Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điều chỉnh được lập trong các trường hợp sau:

Sai sót về thông tin cơ bản: Khi hóa đơn đã lập có sai sót về mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng. Trong những trường hợp này, doanh nghiệp có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử.
Thay đổi giá trị, khối lượng thực tế: Hóa đơn điện tử đã lập đúng nhưng khi thanh toán thực tế hoặc quyết toán có sự thay đổi về giá trị, khối lượng dựa trên kết luận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Người bán phải lập hóa đơn điện tử mới để điều chỉnh phần chênh lệch. Hóa đơn mới cần phản ánh đúng bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh: ghi âm (-) nếu phát sinh giảm và ghi dương (+) nếu phát sinh tăng.
Chiết khấu thương mại: Khi chiết khấu thương mại được tính căn cứ vào số lượng, doanh số hàng hóa, dịch vụ. Số tiền chiết khấu có thể được điều chỉnh trên hóa đơn của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp theo, đảm bảo không vượt quá giá trị hàng hóa/dịch vụ trên hóa đơn đó. Ngoài ra, người bán có thể lập hóa đơn điều chỉnh riêng, kèm theo bảng kê chi tiết các hóa đơn cần điều chỉnh, số tiền và tiền thuế điều chỉnh. Cả hai bên sẽ kê khai điều chỉnh doanh thu, thuế đầu ra và đầu vào tại kỳ lập hóa đơn điều chỉnh.
Trả lại hàng hóa, dịch vụ: Nếu người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa (kể cả trường hợp đổi hàng làm thay đổi giá trị), người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh. Trừ trường hợp các bên có thỏa thuận về việc người mua lập hóa đơn khi trả lại hàng. Cả hai bên thực hiện nghĩa vụ thuế như trường hợp bán hàng.
Lĩnh vực đặc thù:
- Bảo hiểm: Khi phát sinh các khoản hoàn phí, giảm phí, giảm hoa hồng môi giới bảo hiểm. Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ số tiền phí được hoàn/giảm, lý do, và số tiền thuế giá trị gia tăng theo hóa đơn thu phí bảo hiểm đã thu.
- Bất động sản, xây dựng: Người bán đã lập hóa đơn khi thu tiền trước, sau đó phát sinh việc hủy, chấm dứt giao dịch hoặc hủy một phần việc cung cấp dịch vụ.
- Tổ chức tín dụng: Phát sinh việc hoàn phí dịch vụ thanh toán cho đơn vị chấp nhận thẻ. Hóa đơn điều chỉnh trong trường hợp này không cần ghi dòng “Điều chỉnh cho hóa đơn…”
- Viễn thông – thẻ trả trước: Khi khách hàng dùng thẻ trả trước để thanh toán các dịch vụ viễn thông di động và phát sinh điều chỉnh, doanh nghiệp viễn thông được lập hóa đơn điều chỉnh dựa trên dữ liệu bảng kê hoặc biên bản làm việc với đối tác/khách hàng.

Hóa đơn điều chỉnh là gì? Hướng dẫn xuất hóa đơn điều chỉnh chuẩn Nghị định 70/2025/NĐ-CP

4 Bước Điều Chỉnh Hóa Đơn Chuẩn Nghị Định 70/2025/NĐ-CP

Để thực hiện điều chỉnh hóa đơn điện tử sai sót một cách chính xác và tuân thủ pháp luật, doanh nghiệp cần tuân thủ quy trình 4 bước theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP:

Bước 1: Xác định thông tin sai sót trên hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp cần xác định rõ ràng nội dung sai sót (mã số thuế, số tiền, thuế suất, hàng hóa, dịch vụ…). Đồng thời, đánh giá mức độ sai sót (nghiêm trọng hay không) và những ảnh hưởng đến giá trị thanh toán, thuế (nếu có). Việc tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến sai sót cũng rất quan trọng để tránh lặp lại trong tương lai.
Bước 2: Chuẩn bị tài liệu liên quan
Trước khi lập hóa đơn điều chỉnh, doanh nghiệp cần chuẩn bị các tài liệu sau:
- Hóa đơn gốc: Hóa đơn điện tử đã lập trước đó cần điều chỉnh, bao gồm số ký hiệu, ngày, tháng của hóa đơn.
- Biên bản hoặc thỏa thuận bằng văn bản: Ghi rõ lý do điều chỉnh, số tiền điều chỉnh (không bao gồm thuế giá trị gia tăng), số tiền thuế giá trị gia tăng theo hóa đơn gốc và các thông tin liên quan khác. Điều này giúp cả bên bán và bên mua có căn cứ pháp lý rõ ràng cho việc điều chỉnh.
Bước 3: Lập hóa đơn điều chỉnh
- Nội dung hóa đơn điều chỉnh: Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. Doanh nghiệp cần ghi rõ các thông tin cần điều chỉnh như số tiền, thuế suất, thuế GTGT, hoặc các thông tin khác như mã số thuế của người mua (nếu có sai sót). Đảm bảo hóa đơn điều chỉnh tuân thủ định dạng hóa đơn điện tử theo quy định.
- Trường hợp đặc biệt: Nếu người mua là đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử và trả lại hàng hóa thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng (ví dụ: ô tô, bất động sản), người mua sẽ lập hóa đơn điện tử trả lại hàng và giao cho người bán. Trong trường hợp tích hợp biên lai thu thuế, phí, hóa đơn điều chỉnh phải đảm bảo đầy đủ nội dung của hóa đơn điện tử và biên lai điện tử theo định dạng do cơ quan thuế quy định.
Bước 4: Gửi hóa đơn điện tử điều chỉnh cho người mua
Người bán ký số trên hóa đơn điện tử điều chỉnh mới. Sau đó, người bán gửi hóa đơn điều chỉnh cho người mua (đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới rồi gửi cho người mua (đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

Lưu ý: Bạn nên thực hiện tra cứu mã số thuế doanh nghiệp hoặc tra cứu mã số thuế cá nhân online trước khi lập hóa đơn để hạn chế những sai sót không đáng có.

Tặng 50 lượt kiểm tra hóa đơn MISA meInvoice miễn phí

Hướng Dẫn Lập Hóa Đơn Điều Chỉnh Trên MISA meInvoice

MISA meInvoice là một trong những phần mềm hóa đơn điện tử hàng đầu, cung cấp các công cụ tiện ích giúp doanh nghiệp dễ dàng lập và quản lý hóa đơn, bao gồm cả việc xử lý hóa đơn điều chỉnh. Phần mềm này ứng dụng công nghệ AI tiên tiến, giúp tải hóa đơn tự động, kết nối dữ liệu lên phần mềm kế toán và nhanh chóng kiểm tra, cảnh báo các rủi ro về hóa đơn.

MISA meInvoice hỗ trợ người dùng lập hóa đơn điều chỉnh trong nhiều trường hợp khác nhau, đảm bảo tuân thủ Nghị định 70/2025/NĐ-CP và các quy định hiện hành. Dù là hóa đơn có mã sai sót, hóa đơn không có mã sai sót, hay hóa đơn máy tính tiền, MISA meInvoice đều có hướng dẫn chi tiết và quy trình rõ ràng để doanh nghiệp thực hiện điều chỉnh một cách thuận tiện và chính xác. Phần mềm giúp phát hiện các sai sót như:

Hóa đơn sai thông tin (người mua, người bán).
Ngày ký và ngày lập lệch nhau.
Người bán có rủi ro cao về thuế.
Tình trạng hoạt động của doanh nghiệp (đang hoạt động hay đã ngừng hoạt động).
Tính hợp lệ, hợp pháp của chữ ký số.

Các hướng dẫn cụ thể cho từng loại hóa đơn (có mã, không mã, máy tính tiền) được tích hợp sẵn trong hệ thống MISA meInvoice, giúp người dùng dễ dàng truy cập và thực hiện mà không cần tìm kiếm tài liệu bên ngoài.

Giải Đáp Một Số Thắc Mắc Thường Gặp Về Hóa Đơn Điều Chỉnh

Trong quá trình thực hiện nghiệp vụ, kế toán viên và doanh nghiệp thường gặp một số thắc mắc liên quan đến hóa đơn điều chỉnh. Dưới đây là giải đáp cho những câu hỏi phổ biến nhất:

Xuất hóa đơn điều chỉnh lần 2 như thế nào?

Căn cứ theo Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi bổ sung khoản 5, Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, nếu hóa đơn điện tử đã lập sai và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó lại phát hiện hóa đơn sai, thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý lần đầu.

Như vậy, doanh nghiệp xuất hóa đơn điều chỉnh lần 2 như sau:

Phải tiếp tục dùng hình thức điều chỉnh (giống lần 1).
Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh mới, ghi rõ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm” (tham chiếu hóa đơn đã điều chỉnh lần 1 hoặc hóa đơn gốc nếu lần 1 cũng điều chỉnh cho hóa đơn gốc).
Giá trị điều chỉnh: Ghi dương (+) nếu tăng và ghi âm (–) nếu giảm.
Ký số và gửi người mua (nếu không có mã) hoặc gửi CQT cấp mã rồi gửi người mua (nếu có mã).

Ví dụ minh họa:
Ngày 7/5/2024, xuất hóa đơn (Hóa đơn gốc) như sau:

Ví dụ minh họa hóa đơn gốc

Ngày 21/05/2024, phát hiện hóa đơn gốc sai số lượng hàng hóa. Số lượng hàng hóa đúng là 3 chiếc tủ lạnh Toshiba 1200BTU.
=> Lập hóa đơn điều chỉnh tăng số lượng hàng hóa cho hóa đơn gốc.

Ví dụ minh họa hóa đơn điều chỉnh lần 1

Tiếp tục phát hiện hóa đơn gốc sai đơn giá hàng hóa. Đơn giá đúng 10.000.000VNĐ/1 tủ lạnh Toshiba 1200BTU.
Như vậy, hóa đơn ban đầu nếu xuất đúng sẽ là hóa đơn có số lượng 3 tủ lạnh, đơn giá 10.000.000đ, tổng tiền thanh toán 33.000.000đ.
=> Lập hóa đơn điều chỉnh lần 2 giảm đơn giá bán hàng hóa cho hóa đơn gốc.

Ví dụ minh họa hóa đơn điều chỉnh lần 2

Lưu ý: Số liệu trên tất cả các hóa đơn điều chỉnh (bao gồm cả các lần điều chỉnh trước, nếu có) và hóa đơn gốc phải chính xác và khớp với số liệu thực tế đúng.

Có được hủy hóa đơn đã thực hiện điều chỉnh, thay thế không?

Theo Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi bổ sung khoản 5, Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, trường hợp hóa đơn điều chỉnh có sai sót thì doanh nghiệp KHÔNG ĐƯỢC HỦY hóa đơn mà phải tiếp tục thực hiện điều chỉnh hóa đơn cho đến khi đúng. Đồng thời, cũng không được lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn điều chỉnh có sai sót.

Nghị định 70/2025/NĐ-CP cũng đã bãi bỏ quy định hủy hóa đơn điện tử khi có sai sót từ 01/6/2025. Doanh nghiệp sẽ thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai.

Nếu đã chọn phương thức điều chỉnh (từ F0 sang F1), nếu F1 sai thì phải tiếp tục lập hóa đơn điều chỉnh (F2) cho hóa đơn ban đầu (F0). Tức là, đã điều chỉnh thì phải tiếp tục điều chỉnh cho hóa đơn gốc (F0).
Nếu đã chọn phương thức thay thế (từ F0 sang F1), nếu F1 sai thì phải tiếp tục lập hóa đơn thay thế (F2) cho chính hóa đơn thay thế bị sai đó (F1). Tức là, đã thay thế thì phải tiếp tục thay thế cho hóa đơn thay thế trước đó (F1).

Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn có sai sót có bị xử phạt không?

Căn cứ theo Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi bổ sung khoản 2, Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế đã lập sai, cơ quan thuế sẽ thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này để người bán kiểm tra nội dung sai. Người bán có trách nhiệm rà soát theo thông báo và thực hiện điều chỉnh, thay thế hóa đơn theo quy định.

Hiện nay, không có quy định xử phạt ngay lập tức khi cơ quan thuế phát hiện sai sót mà yêu cầu người bán tự khắc phục. Tuy nhiên, nếu người bán không thực hiện điều chỉnh/thay thế, hoặc cố tình không hợp tác, thì tùy theo mức độ sai phạm, có thể bị xử phạt từ 2.000.000 VNĐ – 4.000.000 VNĐ theo điểm a khoản 2 điều 23 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Hóa đơn điều chỉnh có hủy được không?

Hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế đã lập để xử lý hóa đơn điện tử có sai sót thì không được hủy. Người bán phải tiếp tục thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.

Việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về hóa đơn điều chỉnh không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý mà còn đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong hoạt động kế toán, tài chính.

Việc hiểu và áp dụng đúng các quy định về hóa đơn điều chỉnh theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động kinh doanh ổn định và tuân thủ pháp luật. Từ định nghĩa, các trường hợp cần lập, đến quy trình 4 bước chi tiết và giải đáp các thắc mắc thường gặp, Hỗ Trợ FM mong muốn mang đến cho quý độc giả nguồn thông tin đầy đủ và đáng tin cậy.

Trong môi trường kinh doanh số hóa, việc sử dụng các công cụ hỗ trợ như phần mềm MISA meInvoice sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình xử lý hóa đơn, hạn chế tối đa sai sót và đảm bảo tuân thủ. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào về hóa đơn điện tử hoặc muốn trải nghiệm phần mềm MISA meInvoice, đừng ngần ngại liên hệ để được hỗ trợ kịp thời.

Xem thêm: