Cách Kiểm Tra Chữ Ký Số Hợp Lệ Trên Văn Bản Điện Tử

Trong kỷ nguyên số hóa, chữ ký số đã trở thành một công cụ không thể thiếu để xác thực danh tính và đảm bảo tính toàn vẹn của các văn bản điện tử. Tuy nhiên, việc Kiểm Tra Chữ Ký Số hợp lệ là yếu tố then chốt để đảm bảo giá trị pháp lý và độ tin cậy của tài liệu. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách xác minh chữ ký số hợp lệ trên văn bản điện tử một cách nhanh chóng và chính xác.

Theo Khoản 1 Điều 7 Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT, quy trình kiểm tra chữ ký số trên văn bản điện tử cần thực hiện như sau:

• Giải mã chữ ký số bằng khóa công khai tương ứng.
• Kiểm tra, xác thực thông tin của người ký số trên chứng thư số gắn kèm văn bản điện tử; việc kiểm tra, xác thực thông tin người ký số được thực hiện theo Điều 8 Thông tư này.
• Kiểm tra tính toàn vẹn của văn bản điện tử ký số.

Các quy định này nhằm đảm bảo mọi chữ ký số được xác minh đúng chuẩn, mang lại sự an tâm cho các bên liên quan khi giao dịch và trao đổi tài liệu điện tử.

Cách 1: Kiểm tra trực tiếp trên website Trung tâm Chứng thực điện tử Quốc gia (NEAC)

Trung tâm Chứng thực điện tử Quốc gia (NEAC), trực thuộc Bộ Thông tin và Truyền thông, đã phát triển một nền tảng website chuyên biệt để hỗ trợ quản lý hoạt động của các tổ chức cung cấp dịch vụ chữ ký số công cộng. Đồng thời, nền tảng này cũng cho phép người dùng kiểm tra tính xác thực của một chữ ký số trên văn bản điện tử một cách dễ dàng. Đây là phương pháp phổ biến và được khuyến nghị do độ tin cậy cao từ một cơ quan quản lý nhà nước.

Ưu và nhược điểm khi kiểm tra trên website NEAC

Ưu điểm:

• Quy trình kiểm tra nhanh chóng, dễ dàng thực hiện.
• Nội dung xác thực đáng tin cậy vì được cung cấp bởi cơ quan quản lý.
• Có khả năng kiểm tra được chữ ký số từ mọi đơn vị cung cấp dịch vụ.
• Hỗ trợ kiểm tra văn bản ký số ở nhiều định dạng phổ biến như .pdf, .docx, .xlsx, .pptx, .xml.

Hạn chế:

• Việc kiểm tra có thể bị gián đoạn trong trường hợp website gặp sự cố kỹ thuật hoặc bảo trì.

Hướng dẫn kiểm tra chữ ký số hợp lệ trên website NEAC

Để thực hiện kiểm tra chữ ký số hợp lệ trên website NEAC, bạn hãy làm theo các bước dưới đây:

Bước 1: Truy cập trang chính thức của Trung tâm Chứng thực điện tử Quốc gia tại địa chỉ: https://neac.gov.vn/vi/kiem-tra-chu-ky-so.

Bước 2: Tại giao diện hiển thị, bạn bấm chọn “Click vào box này” hoặc ô “Chọn file tải lên” để tải văn bản có chữ ký số cần kiểm tra lên hệ thống.
Tại mục Kiểm tra chữ ký số, bạn chọn file văn bản cần kiểm tra đang được lưu trữ trong thiết bị của mình.

Bước 3: Sau khi file đã được tải lên thành công, nhấn chọn nút “Kiểm tra chữ ký số” ở góc dưới cùng màn hình.

Người kiểm tra có thể tải lên văn bản ở nhiều định dạng để xác minh chữ ký số

Bước 4: Xem kết quả kiểm tra.

• Nếu file có chữ ký số hợp lệ, hệ thống sẽ hiển thị đầy đủ thông tin của chữ ký số và chứng thư số đi kèm, cùng với các thông báo sau:

  • Tên chữ ký: Tên chữ ký + Ký bởi đơn vị nào.
  • Trạng thái chữ ký: Hợp lệ tại thời điểm kiểm tra.
  • Tính toàn vẹn của dữ liệu: Không bị thay đổi.
  • Trạng thái chứng thư số trên chữ ký: Chứng thư số của người ký hợp lệ tại thời điểm ký số.

• Trường hợp chữ ký số không hợp lệ, hệ thống sẽ hiển thị lỗi chi tiết tại mục “Chi tiết nếu chữ ký không hợp lệ” để bạn nắm rõ nguyên nhân.

Chữ ký số hợp lệ sẽ được thông báo trạng thái hợp lệ tại thời điểm kiểm tra

Cách 2: Sử dụng phần mềm ký số của Bộ Thông tin và Truyền thông (NEACSigner)

Phần mềm ký số NEACSigner được phát triển bởi Bộ Thông tin và Truyền thông, cung cấp nhiều nghiệp vụ liên quan đến chữ ký số như tạo mẫu chữ ký, ký số một hoặc nhiều tài liệu cùng lúc, chuyển đổi tài liệu văn phòng sang PDF. Đặc biệt, NEACSigner còn tích hợp tính năng kiểm tra chữ ký số hợp lệ cho mọi văn bản điện tử, mang lại sự tiện lợi cho người dùng.

Ưu và nhược điểm khi kiểm tra chữ ký số hợp lệ trên phần mềm NEACSigner

Ưu điểm:

• Giao diện phần mềm đơn giản, dễ sử dụng, giúp thao tác nhanh chóng.
• Dễ dàng kiểm tra mọi định dạng văn bản có ký số mà không phụ thuộc vào kết nối mạng liên tục sau khi cài đặt.

Hạn chế:

• Người dùng cần phải tải và cài đặt phần mềm trên thiết bị của mình trước khi sử dụng.

Hướng dẫn cách kiểm tra chữ ký số trên phần mềm NEACSigner

Để kiểm tra chữ ký số bằng phần mềm NEACSigner, bạn thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Truy cập website https://neac.gov.vn/vi.

Bước 2: Trên thanh menu, chọn danh mục Dịch vụ trực tuyến > chọn Kiểm tra văn bản ký số. Tại giao diện hệ thống, chọn dòng “Tải phần mềm ký số NEACSigner”. Sau khi quá trình tải về máy hoàn tất, mở tệp đã tải và chọn dòng “Tiến hành cài đặt phần mềm”.

Người dùng cần tải phần mềm NEACSigner về thiết bị để sử dụng chức năng kiểm tra chữ ký số

Bước 3: Mở phần mềm đã cài đặt. Trên giao diện chính, chọn danh mục Hệ thống > chọn dòng Mở tệp.

Mở phần mềm ký số tài liệu của NEAC và chọn chức năng mở tệp văn bản cần kiểm tra

Bước 4: Tại tệp đã mở, trên góc phải màn hình, nhấn chọn nút Kiểm tra chữ ký. Lúc này, bạn có thể xem được tình trạng chữ ký số có hợp lệ hay không, kèm theo thông tin chứng thư số của người ký.

Nhấn kiểm tra chữ ký để xem trạng thái hợp lệ của văn bản ký số

Bước 5: Xem kết quả kiểm tra. Nếu chữ ký số hợp lệ, phần mềm sẽ hiển thị đầy đủ thông tin và trạng thái chữ ký số hợp lệ tại thời điểm kiểm tra, tương tự như đã nêu ở Cách 1.

Cần làm gì khi kết quả kiểm tra chữ ký số không hợp lệ?

Trong trường hợp kết quả kiểm tra chữ ký số là không hợp lệ, hoặc hệ thống kiểm tra hiển thị thông báo “Không tìm thấy chữ ký”, người nhận văn bản cần thực hiện các hành động sau:

• Liên hệ lại với đối tác bên gửi để yêu cầu kiểm tra lại chữ ký. Có thể chữ ký đã bị lỗi kỹ thuật hoặc hết hạn.
• Hoặc liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số để được hỗ trợ khắc phục sự cố kỹ thuật, hoặc được gia hạn chữ ký số trong trường hợp chứng thư số đã hết hạn.

Bên cạnh đó, để tránh rủi ro từ các nhà cung cấp chưa được cơ quan Bộ cấp phép hoạt động, dẫn đến chữ ký số và văn bản được ký không hợp lệ, bạn cần lựa chọn đúng đơn vị uy tín và đã có giấy phép hoạt động cho dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng. Bạn có thể tra cứu danh sách các nhà cung cấp hợp pháp đã được Bộ Thông tin và Truyền thông công bố tại Danh sách các CA công cộng hợp pháp.

Khi nhận văn bản có chữ ký số, bạn hãy kiểm tra nhà cung cấp đã được cấp phép hoạt động cho loại hình ký số đó hay chưa để đảm bảo tính pháp lý của tài liệu.

Nhìn chung, việc kiểm tra chữ ký số hợp lệ là điều rất cần thiết để xác minh tính hợp pháp và hiệu lực của một văn bản điện tử. Chữ ký số không hợp lệ không chỉ làm gián đoạn các giao dịch, mà còn có thể suy giảm uy tín của tổ chức, doanh nghiệp đối với khách hàng và đối tác. Việc kiểm tra này không chỉ quan trọng đối với bên nhận văn bản, mà chính bên ký văn bản cũng phải đảm bảo chữ ký và chứng thư số của đơn vị mình đã đáp ứng đủ điều kiện pháp lý để mọi giao dịch diễn ra thuận lợi và an toàn.