Hướng Dẫn Lập và Xuất Hóa Đơn Điện Tử Chuẩn Theo Quy Định Mới Nhất

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của mọi doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân. Việc lập và xuất hóa đơn điện tử không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn giúp tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý. Đây là chứng từ kế toán cốt lõi, ghi nhận chi tiết giao dịch bán hàng/dịch vụ, làm căn cứ để người bán hạch toán chi phí, kê khai thuế và người mua xác định thuế cần nộp.

Tuy nhiên, với sự thay đổi liên tục của các quy định pháp luật, đặc biệt là Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Nghị định 174/2025/NĐ-CP, việc đảm bảo hóa đơn điện tử hợp lệ, đầy đủ thông tin là một thách thức đối với nhiều doanh nghiệp. Bài viết này của Hỗ Trợ FM, với sự tham khảo từ MISA meInvoice – phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách lập và xuất hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng, dễ dàng, tuân thủ đúng các quy định mới nhất của pháp luật Việt Nam. Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu các bước thực hiện từ việc nhập khẩu dữ liệu, lập hóa đơn trực tiếp trên phần mềm cho đến quy trình phát hành từng hóa đơn hoặc hàng loạt hóa đơn, đồng thời cập nhật các yêu cầu về mã định danh người mua và giảm thuế GTGT.

1. Hướng Dẫn Cách Lập Hóa Đơn Điện Tử

Việc lập hóa đơn điện tử yêu cầu sự chính xác và tuân thủ các quy định mới nhất. Theo Khoản 7, Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, người bán cần bổ sung thông tin mã định danh của người mua trong một số trường hợp cụ thể. Cụ thể, đối với các tổ chức, đơn vị có quan hệ với ngân sách nhà nước, cần khai báo Mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách. Trong khi đó, với các cá nhân không có mã số thuế, hóa đơn phải thể hiện số Căn cước công dân (CCCD) hoặc số Hộ chiếu.

Để đảm bảo các thông tin này hiển thị chính xác trên hóa đơn khi phát hành, kế toán cần thiết lập mẫu hóa đơn có sẵn các trường thông tin cần thiết. Đồng thời, Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã với cơ quan thuế cũng phải được cơ quan thuế chấp nhận trước khi tiến hành lập và phát hành.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết các bước lập hóa đơn điện tử trên phần mềm MISA meInvoice, áp dụng cho hai nghiệp vụ chính: nhập khẩu dữ liệu từ Excel và lập hóa đơn trực tiếp trên phần mềm.

1.1 Lập hóa đơn bằng cách nhập khẩu dữ liệu từ tệp Excel

Phương pháp nhập khẩu dữ liệu từ Excel giúp tiết kiệm thời gian đáng kể khi cần lập số lượng lớn hóa đơn. Quy trình thực hiện bao gồm các bước sau:

Bước 1: Tại mục “Hóa đơn”, người dùng chọn loại hóa đơn muốn lập (ví dụ: Hóa đơn bán hàng, Hóa đơn từ máy tính tiền, Phiếu xuất kho) và sau đó chọn chức năng Nhập khẩu.

Bước 2: Chọn mẫu hóa đơn phù hợp từ danh sách các mẫu đã có sẵn trên phần mềm. Điều này đảm bảo rằng các thông tin cần thiết theo quy định mới (như mã định danh người mua) sẽ được hiển thị.

Bước 3: Tải tệp dữ liệu Excel chứa thông tin hóa đơn lên phần mềm. Người dùng có thể sử dụng tệp Excel sẵn có hoặc tải tệp dữ liệu mẫu do phần mềm MISA meInvoice cung cấp. Sau đó, sao chép dữ liệu từ tệp của mình sang tệp mẫu để đảm bảo định dạng tương thích. Một lưu ý quan trọng là trên tệp nhập khẩu, cột “Số thứ tự” được dùng để chương trình phân biệt các hóa đơn. Nếu một hóa đơn có nhiều hàng hóa, cần nhập cùng một số thứ tự cho mỗi dòng hàng hóa của hóa đơn đó.

Tiếp theo, kéo và thả tệp Excel cần nhập khẩu vào phần mềm hoặc nhấn “Chọn tệp nguồn” để duyệt đến vị trí tệp. Tại mục “Chọn Sheet chứa dữ liệu”, nhấn biểu tượng mũi tên và chọn sheet chứa dữ liệu cần nhập. Ở mục “Chọn dòng làm tiêu đề cột”, nhập số thứ tự của dòng tiêu đề để chương trình có căn cứ ghép các cột trên tệp Excel vào các cột trên phần mềm. Cu