Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Xuất Hóa Đơn VAT Cho Cá Nhân Theo Quy Định Mới Nhất

Việc xuất hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) cho cá nhân, khách lẻ là một nghiệp vụ phổ biến nhưng không kém phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Để đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật về thuế và hóa đơn, đồng thời tối ưu hóa quy trình kế toán, việc nắm vững các yêu cầu về nội dung và thời điểm lập hóa đơn là điều cần thiết. Bài viết này, được tổng hợp và cung cấp bởi Hỗ Trợ FM – kênh thông tin đáng tin cậy dành cho cộng đồng kinh doanh, sẽ hướng dẫn chi tiết cách xuất hóa đơn VAT cho cá nhân, giúp các doanh nghiệp và kế toán tránh được những rủi ro không đáng có, đồng thời hiểu rõ hơn về sự khác biệt giữa hóa đơn trực tiếp và hóa đơn GTGT.

I. Quy Định Chung Về Xuất Hóa Đơn VAT Cho Cá Nhân

Cá nhân hoàn toàn có quyền yêu cầu và được cấp hóa đơn VAT khi mua hàng hóa, dịch vụ từ các doanh nghiệp hoặc tổ chức kinh doanh. Theo quy định tại Điểm a Khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (nếu văn bản này có hiệu lực), các đơn vị kinh doanh phải xuất hóa đơn VAT khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, kể cả khi khách hàng là cá nhân hoặc khách lẻ.

Mục đích của việc xuất hóa đơn VAT cho cá nhân bao gồm:

Tuân thủ quy định pháp luật: Ghi nhận doanh thu, nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp.
Hỗ trợ cá nhân: Giúp cá nhân thực hiện kê khai thuế (nếu có), chứng minh chi phí hợp lệ (cho mục đích kinh doanh riêng hoặc hoàn thuế thu nhập cá nhân nếu áp dụng), hoặc để được bảo hành sản phẩm.

II. Nội Dung Cần Có Trên Hóa Đơn VAT Khi Xuất Cho Cá Nhân

Khi xuất hóa đơn cho cá nhân, doanh nghiệp cần đảm bảo hóa đơn có đầy đủ các nội dung theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được bổ sung bởi Điểm đ Khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, với một số linh hoạt đối với thông tin người mua là cá nhân không kinh doanh.

1. Nội dung bắt buộc chung trên hóa đơn

Đây là những thông tin cơ bản mà mọi loại hóa đơn phải có, áp dụng cả cho hóa đơn xuất cho cá nhân:

Tên hóa đơn (Ví dụ: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG).
Ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn.
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán (Doanh nghiệp/Tổ chức kinh doanh).
Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá; thành tiền (trước thuế).
Thuế suất thuế GTGT (áp dụng với hóa đơn GTGT), tổng cộng tiền thuế GTGT và tổng cộng tiền thanh toán (bao gồm thuế GTGT).
Chữ ký số của người bán (trừ một số trường hợp đặc thù như hóa đơn điện tử từ máy tính tiền).
Thời điểm lập hóa đơn.
Mã của cơ quan thuế (đối với hóa đơn có mã).

2. Nội dung liên quan đến cá nhân (Người mua)

Phần này có sự khác biệt tùy thuộc vào đối tượng cá nhân mua hàng:

Đối tượng người mua	Yêu cầu về thông tin trên hóa đơn	Ghi chú
Cá nhân kinh doanh/Hộ kinh doanh	Bắt buộc ghi đầy đủ: Tên đơn vị (Tên hộ kinh doanh/cá nhân kinh doanh), Địa chỉ, Mã số thuế (MST/Số định danh cá nhân).	Hóa đơn này dùng để kê khai thuế nên phải đầy đủ thông tin.
Cá nhân (không kinh doanh) có yêu cầu lấy hóa đơn	Nên ghi đầy đủ: Họ và tên cá nhân, Địa chỉ, Mã số thuế/Số định danh cá nhân (nếu có).	Nếu cá nhân cung cấp MST, nên ghi vào để đảm bảo tính hợp lệ chi phí cho họ (nếu có).
Cá nhân (khách lẻ) không yêu cầu lấy hóa đơn (hoặc giao dịch tại siêu thị, TTTM, bán xăng dầu)	Không nhất thiết phải có các chỉ tiêu: Tên, địa chỉ, mã số thuế người mua, Chữ ký số của người mua.	Trên hóa đơn có thể ghi tên đơn vị là “Khách lẻ” hoặc để trống phần thông tin này.

Đối với hóa đơn điện tử, không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua (trừ trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và có thỏa thuận ký), cũng như chữ ký điện tử/chữ ký số của người bán và người mua đối với hóa đơn được cấp mã theo từng lần phát sinh.

III. Thời Điểm Xuất Hóa Đơn VAT Cho Cá Nhân

Thời điểm xuất hóa đơn cho cá nhân cũng tuân thủ quy định chung về thời điểm lập hóa đơn, chủ yếu dựa vào loại hình giao dịch và thời điểm thu tiền:

Đối với bán hàng hóa: Là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
Đối với cung cấp dịch vụ: Là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
Trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ: Ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.

IV. Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Xuất Hóa Đơn Cho Cá Nhân Trên MISA meInvoice

Để xuất hóa đơn điện tử cho cá nhân (khách lẻ) trên phần mềm MISA meInvoice, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chọn Hóa đơn >> Thêm mới

Trên giao diện phần mềm MISA meInvoice, chọn mục Hóa đơn sau đó nhấn Thêm mới để bắt đầu tạo hóa đơn mới.

Bước 2: Khai báo thông tin trên hóa đơn

Chọn Ký hiệu hóa đơn: Lựa chọn ký hiệu tương ứng với loại hóa đơn cần lập (ví dụ: GTGT, bán hàng).
Nhập thông tin người mua (khách lẻ):
- Có thể nhập Họ và tên cá nhân (ví dụ: Nguyễn Văn A) hoặc để trống.
- Mã số thuế và Tên đơn vị: Ghi đầy đủ nếu cá nhân có MST; để trống nếu cá nhân không có MST.
- Địa chỉ không bắt buộc nhập.
Nhập thông tin hàng hóa/dịch vụ: Khai báo đầy đủ các thông tin như Tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thuế suất, v.v.

Bước 3: Phát hành hóa đơn

Kiểm tra lại thông tin: Rà soát kỹ các thông tin trên hóa đơn trước khi phát hành để đảm bảo chính xác.
Lưu và phát hành: Chọn Lưu và phát hành để tạo hóa đơn.
Gửi hóa đơn (nếu cần): Nếu khách hàng yêu cầu gửi hóa đơn, chọn Phát hành và thực hiện gửi.
Chọn chứng thư số:
- Lần phát hành đầu tiên: Chọn chứng thư số để ký điện tử.
- Các lần phát hành tiếp theo: Chương trình sẽ mặc định sử dụng chứng thư số đã dùng ở lần gần nhất.
- Trường hợp dùng nhiều chứng thư số: Tích chọn Chọn lại chứng thư số để thay đổi chứng thư số cần sử dụng.
Nhấn OK. Hệ thống sẽ thực hiện phát hành hóa đơn.

Nếu người mua là khách lẻ và không yêu cầu lấy hóa đơn, bạn có thể tham khảo thêm hướng dẫn chi tiết về cách xử lý trong trường hợp này.

Kết Luận

Việc xuất hóa đơn VAT cho cá nhân đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ chặt chẽ các quy định pháp luật. Nắm vững các quy định về nội dung, thời điểm và quy trình thực hiện sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, tránh các rủi ro về thuế. Hỗ Trợ FM hy vọng những thông tin chi tiết này đã cung cấp cái nhìn toàn diện và hữu ích cho các kế toán viên và chủ doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp bạn quan tâm đến phần mềm quản lý hóa đơn và có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử MISA meInvoice trong 7 ngày, vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ trực tiếp trên website của MISA. Hãy để Hỗ Trợ FM và các giải pháp chuyên nghiệp đồng hành cùng bạn trên con đường phát triển kinh doanh bền vững.

Xem thêm: