Hướng Dẫn Xử Lý Hóa Đơn Điện Tử Có Sai Sót Theo Quy Định Mới Từ 01/06/2025

Kể từ ngày 01/06/2025, các quy định về xử lý hóa đơn điện tử có sai sót sẽ có những thay đổi quan trọng theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP). Đây là một bước tiến nhằm tăng cường sự linh hoạt, đơn giản hóa quy trình nghiệp vụ kế toán cho doanh nghiệp và giảm thiểu các thủ tục hành chính không cần thiết. Việc nắm rõ những thay đổi này là cực kỳ cần thiết để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh các rủi ro phát sinh trong hoạt động kinh doanh.

1. Bãi Bỏ Quy Định Hủy Hóa Đơn Điện Tử Khi Có Sai Sót

Một trong những điểm mới đáng chú ý nhất là việc chính thức bãi bỏ quy định Hủy Hóa đơn điện Tử đã lập sai. Cụ thể:

Theo Khoản 13, Điều 1, Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi tên Điều 19 và sửa đổi, bổ sung Điều 19, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP), kể từ ngày 01/06/2025, quy định về việc hủy hóa đơn điện tử đã lập sai sẽ bị loại bỏ hoàn toàn.

Quy định hiện hành tại Điều 19, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP yêu cầu người bán phải hủy hóa đơn đã lập sai và lập hóa đơn mới trong trường hợp hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua mà phát hiện có sai sót. Với quy định mới, doanh nghiệp không còn phải thực hiện thao tác hủy hóa đơn, mà thay vào đó sẽ tập trung vào các hình thức điều chỉnh hoặc thay thế.

Bỏ quy định hủy hóa đơn điện tử khi có sai sót

2. Các Quy Định Mới Bổ Sung Về Xử Lý Hóa Đơn Điện Tử Có Sai Sót

Để phù hợp với thực tế và tạo thuận lợi cho doanh nghiệp, Nghị định 70/2025/NĐ-CP không chỉ bãi bỏ quy định hủy hóa đơn mà còn bổ sung nhiều quy định mới quan trọng trong việc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót.

2.1. Bổ Sung Quy Định Lập Văn Bản Thỏa Thuận Ghi Rõ Nội Dung Sai

Từ ngày 01/06/2025, trước khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai, người bán và người mua phải có văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót. Quy định này áp dụng đối với người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hoặc hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.

Lưu ý: Nếu người mua là cá nhân không phải là hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, người bán chỉ cần thông báo cho người mua hoặc thông báo công khai trên website của người bán về nội dung sai sót.

Quy định hiện hành của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP không bắt buộc phải có văn bản thỏa thuận về việc điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử lập sai. Đây là điểm mới quan trọng nhằm tăng cường tính minh bạch và cơ sở pháp lý cho việc điều chỉnh.

Xử lý sai sót trên hóa đơn

2.2. Bổ Sung Quy Định Lập 01 Hóa Đơn Để Thay Thế Hoặc Điều Chỉnh Cho Nhiều Hóa Đơn Đã Lập Sai

Một thay đổi đáng kể khác là từ 01/06/2025, các doanh nghiệp, đơn vị có thể lập 01 hóa đơn để thay thế hoặc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn đã lập sai trong cùng tháng của cùng một người mua. Điều này giúp giảm thiểu đáng kể khối lượng công việc khi có nhiều hóa đơn phát sinh lỗi với cùng một đối tác trong một kỳ.

Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp phải lập hóa đơn thay thế hoặc hóa đơn điều chỉnh cho từng hóa đơn đã lập có sai sót, gây tốn kém thời gian và công sức.

2.3. Bổ Sung Quy Định Trường Hợp Cơ Quan Thuế Phát Hiện HĐĐT Có Sai Sót

Nghị định 70/2025/NĐ-CP cũng quy định rõ ràng về việc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót khi cơ quan thuế phát hiện. Cụ thể:

• Cơ quan thuế sẽ thông báo cho người bán để người bán kiểm tra nội dung sai sót trên hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế.
• Người bán có trách nhiệm rà soát theo thông báo của cơ quan thuế và thực hiện điều chỉnh, thay thế hóa đơn theo đúng quy định.

Đặc biệt, từ 01/06/2025, quy định về việc trong 01 ngày làm việc cơ quan thuế phải thông báo về việc tiếp nhận và xử lý sẽ bị bãi bỏ. Thay vào đó, người nộp thuế tự chịu trách nhiệm về việc rà soát và khắc phục các sai sót.

3. Quy Trình Xử Lý Khi Hóa Đơn Điện Tử Có Sai Sót Áp Dụng Từ 01/06/2025

Từ ngày 01/06/2025, doanh nghiệp cần áp dụng quy trình mới để xử lý hóa đơn điện tử có sai sót. Quy trình sẽ khác nhau tùy thuộc vào từng loại sai sót cụ thể.

Quy trình xử lý khi hóa đơn điện tử có sai sót

3.1. Trường Hợp Sai Tên, Địa Chỉ Của Người Mua Nhưng Không Sai Mã Số Thuế Và Các Nội Dung Khác

Khi hóa đơn điện tử chỉ sai thông tin về tên hoặc địa chỉ của người mua mà không ảnh hưởng đến mã số thuế hoặc các nội dung quan trọng khác, quy trình xử lý bao gồm các bước sau:

• Bước 1: Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không cần phải lập lại hóa đơn mới.
• Bước 2: Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
• Bước 3: Người bán thực hiện kê khai thuế theo quy định, với các thông tin về tên và địa chỉ của người mua đã được điều chỉnh đúng.

3.2. Trường Hợp Sai Mã Số Thuế; Sai Số Tiền, Thuế Suất, Tiền Thuế Hoặc Hàng Hóa Không Đúng Quy Cách, Chất Lượng

Đối với các sai sót nghiêm trọng hơn như sai mã số thuế, sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế, hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng, quy trình xử lý hóa đơn điện tử có sai sót được thực hiện như sau:

• Bước 1: Thông báo và thỏa thuận
  Các bên liên quan (người bán và người mua) cần thông báo cho nhau về sai sót, đồng thời thỏa thuận rõ ràng về nội dung sai sót và phương án điều chỉnh hoặc thay thế.
• Bước 2: Lập biên bản thỏa thuận
  Người bán và người mua cùng nhau lập biên bản thỏa thuận. Biên bản này phải ghi rõ các nội dung sau:
  • Thông tin hóa đơn gốc (số, ký hiệu, ngày lập).
  • Nội dung sai sót và nội dung điều chỉnh dự kiến.
  • Lý do điều chỉnh.
  • Chữ ký điện tử của cả người bán và người mua.
• Bước 3: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế
  Dựa trên biên bản thỏa thuận đã lập, người bán tiến hành lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế hóa đơn đã lập sai:
  • Nếu lập hóa đơn điều chỉnh: Hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
  • Nếu lập hóa đơn mới thay thế: Hóa đơn mới thay thế phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
• Bước 4: Gửi hóa đơn điều chỉnh
  Sau khi lập, người bán gửi hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho người mua (nếu hai bên có thỏa thuận về việc này).
• Bước 5: Kê khai thuế
  Người bán thực hiện kê khai thuế GTGT theo hóa đơn gốc và hóa đơn điều chỉnh/thay thế (nếu việc điều chỉnh này có ảnh hưởng đến số thuế phải nộp).

Nghị định 70/2025/NĐ-CP mang đến những cải cách đáng kể trong việc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót, bãi bỏ quy định hủy hóa đơn và bổ sung nhiều quy định mới nhằm tạo sự thuận tiện, linh hoạt hơn cho doanh nghiệp và người nộp thuế. Các doanh nghiệp cần chủ động cập nhật thông tin, điều chỉnh quy trình nghiệp vụ kế toán để tuân thủ đúng quy định, giảm thiểu rủi ro pháp lý và thiệt hại về tài chính. Việc áp dụng đúng các quy định mới sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, đảm bảo tính chính xác và hợp pháp trong mọi giao dịch hóa đơn điện tử.

Nếu Quý doanh nghiệp cần hỗ trợ hoặc muốn trải nghiệm các giải pháp hóa đơn điện tử toàn diện, chuyên nghiệp, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết.