Phiếu Nhập Kho, Xuất Kho Tiếng Anh Là Gì? Toàn Tập Về GRN & GIN

Trong lĩnh vực Tài chính – Kế toán, phiếu nhập kho và phiếu xuất kho là những chứng từ quen thuộc giúp quản lý tồn kho hiệu quả. Tuy nhiên, khi làm việc với các đối tác quốc tế hoặc trong môi trường doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, việc nắm vững các thuật ngữ tiếng Anh tương ứng là vô cùng cần thiết. Bài viết này sẽ làm rõ “phiếu nhập kho, xuất kho tiếng Anh là gì”, đi sâu vào ý nghĩa, sự khác biệt và tầm quan trọng của chúng trong quản lý hàng hóa, cũng như cung cấp các mẫu biểu chuẩn và những thuật ngữ chuyên ngành liên quan.

1. Phiếu nhập kho tiếng Anh là gì? (Good Received Note – GRN)

Phiếu nhập kho tiếng Anh được gọi là “Goods Received Note” hoặc viết tắt là “GRN”. Đây là một chứng từ kế toán quan trọng, được sử dụng trong khâu nhập hàng hóa, vật tư vào kho của doanh nghiệp. Kế toán hoặc thủ kho sẽ sử dụng GRN để ghi chép và theo dõi chi tiết tình hình tài sản nhập về, làm cơ sở để cập nhật số lượng tồn kho.

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế, nhiều doanh nghiệp Việt Nam có nguồn vốn đầu tư nước ngoài hoặc thực hiện các giao dịch quốc tế thường xuyên phải sử dụng các mẫu chứng từ song ngữ hoặc hoàn toàn bằng tiếng Anh. Việc hiểu rõ GRN giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong các nghiệp vụ này.

2. Phiếu xuất kho tiếng Anh là gì? (Goods Delivery Note – GIN)

Tương tự như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho trong tiếng Anh được biết đến với thuật ngữ “Goods Delivery Note” hoặc “Goods Issue Note”, viết tắt là “GIN”. Phiếu xuất kho là chứng từ kế toán dùng để theo dõi chi tiết số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ đã xuất ra khỏi kho để phục vụ cho các bộ phận trong doanh nghiệp sử dụng (sản xuất, bán hàng, phân phối…). GIN đóng vai trò là căn cứ để hạch toán chi phí, kiểm tra việc sử dụng và thực hiện định mức tiêu hao vật tư.

Hiện nay, GIN tiếng Anh cũng đang được sử dụng rộng rãi tại nhiều doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài, giúp chuẩn hóa quy trình và tài liệu hóa các nghiệp vụ xuất kho một cách rõ ràng.

3. Sự khác biệt giữa Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho

Mặc dù cả phiếu nhập kho (GRN) và phiếu xuất kho (GIN) đều là chứng từ quản lý kho, chúng có những chức năng và mục đích hoàn toàn trái ngược nhau:

• Mục đích:

  • Phiếu nhập kho (GRN): Được lập khi hàng hóa được tiếp nhận và đưa vào kho, nhằm ghi nhận việc bổ sung hàng hóa vào hệ thống tồn kho của doanh nghiệp. Mục đích chính là kiểm tra, xác nhận và lưu trữ thông tin về hàng hóa nhập về.
  • Phiếu xuất kho (GIN): Được lập khi hàng hóa được xuất ra khỏi kho để phục vụ sản xuất, phân phối hoặc bán hàng. Mục đích là theo dõi việc xuất kho để đảm bảo số lượng hàng tồn được cập nhật chính xác và kiểm soát việc sử dụng.

• Thông tin ghi nhận:

  • Phiếu nhập kho (GRN): Ghi nhận các thông tin như loại hàng hóa, số lượng, chất lượng, nhà cung cấp, ngày nhập kho và người kiểm tra hàng hóa.
  • Phiếu xuất kho (GIN): Ghi nhận loại hàng hóa, số lượng, lý do xuất kho (mục đích sử dụng), người nhận hàng và người duyệt xuất kho.

• Chức năng:

  • Phiếu nhập kho (GRN): Giúp theo dõi lượng hàng hóa được nhập vào kho, từ đó làm tăng số lượng hàng tồn kho thực tế.
  • Phiếu xuất kho (GIN): Giúp theo dõi hàng hóa xuất ra, làm giảm số lượng hàng tồn trong kho, kiểm soát việc sử dụng hoặc phân phối hàng hóa.

• Thời điểm lập phiếu:

  • Phiếu nhập kho (GRN): Được lập khi hàng hóa từ nhà cung cấp hoặc sản phẩm từ quá trình sản xuất được nhận và đưa vào kho.
  • Phiếu xuất kho (GIN): Được lập khi hàng hóa được xuất ra khỏi kho để giao cho bộ phận sử dụng, khách hàng hoặc các kênh phân phối.

Tóm lại, GRN và GIN là hai chứng từ bổ sung cho nhau, cùng tạo nên một bức tranh hoàn chỉnh về luân chuyển hàng hóa và quản lý tồn kho trong doanh nghiệp.

4. Mẫu biểu Phiếu nhập kho và Xuất kho bằng tiếng Anh

Dưới đây là các mẫu biểu phiếu nhập kho và xuất kho chuẩn bằng tiếng Anh theo Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính, giúp doanh nghiệp dễ dàng áp dụng trong các giao dịch quốc tế.

4.1 Mẫu phiếu nhập kho bằng tiếng Anh

Division:………………….. Department:…………………	Form no.: 01-VT (Issued according to The Circular 200/2014/TT-BTC of The Ministry Of Finance on 22/12/2014)
WAREHOUSE RECEIPT Date…..Month…..Year……….. No.: …………………..	Debit ………………….. Credit …………………..

Full name of the deliverer: ………………………………………………….
According to:………………………………………………………….
No……….Date…..month……..year……..of………………………..
Input in stock: …………………………………….
Location……………………………………………………..

No.	Name, trademark, specifications, quality of materials, tools of product, goods	Code	Unit	Quantity	Unit price	Amount
				According to document	Actually imported
A	B	C	D	1	2	3
Total	x	x	x	x	x

Total amount (In words): ……………………………………………………………………….
The number of original documents attached:…………………………………………….

Date…..Month…..Year………..

Prepared by (Signature, Full name)	Deliverer (Signature, Full name)	Storekeeper (Signature, Full name)	Chief accountant (Or the department needs to input) (Signature, Full name)

4.2 Mẫu phiếu xuất kho tiếng Anh

Division:………………….. Department:…………………	Form no.: 02-VT (According to Circular No. 200/2014/TT-BTC Dated december 22nd 2014 of the Ministry of Finance)
WAREHOUSE EXPORT Date…..Month…..Year……….. No.: …………………..	Debit ………………….. Credit …………………..

Receiver’s Full Name:…………………………………………………………………..
Reason for Issuing: ……………………………………………………………………….
Export in stock: …………………………………….
Location………………………………………………….

No.	Name, trademark, specifications, quality of materials, tools of product, goods	Code	Unit	Quantity	Unit price	Amount
				According to document	Actually exported
A	B	C	D	1	2	3
Total	x	x	x	x	x

Total amount (In words): ……………………………………………………………………….
The number of original documents attached:…………………………………………….

Date…..Month…..Year………..

Prepared by (Signature, Full name)	Deliverer (Signature, Full name)	Storekeeper (Signature, Full name)	Chief accountant (Or the department needs to input) (Signature, Full name)

5. Tầm quan trọng của việc sử dụng phiếu nhập kho và phiếu xuất kho trong quản lý hàng hóa

Việc sử dụng phiếu nhập kho (GRN) và phiếu xuất kho (GIN) đúng cách không chỉ đảm bảo sự chính xác và minh bạch trong quản lý hàng hóa, mà còn hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình vận hành và hạn chế rủi ro liên quan đến tồn kho.

• Kiểm soát lượng hàng tồn kho: GRN và GIN giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác lượng hàng hóa ra vào kho, từ đó duy trì sự minh bạch về số lượng tồn. Điều này giảm thiểu tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa không cần thiết, tối ưu hóa việc lưu trữ và chi phí quản lý.
• Đảm bảo tính chính xác trong quản lý: Các phiếu này giúp kiểm tra và xác nhận rằng số liệu thực tế (hàng nhập, hàng xuất) phù hợp với đơn đặt hàng, hóa đơn hoặc yêu cầu sản xuất. Việc sử dụng phiếu nhập và xuất kho giúp tránh sai sót và nhầm lẫn trong quá trình kiểm kê kho.
• Hỗ trợ báo cáo và đánh giá hoạt động: Phiếu nhập kho và xuất kho cung cấp dữ liệu quan trọng cho việc lập báo cáo kho, đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn. Thông tin từ các phiếu này cũng là cơ sở để xây dựng báo cáo tài chính, dự báo nhu cầu hàng hóa và hỗ trợ cho các quyết định quản lý chiến lược.
• Hạn chế thất thoát và gian lận: Việc lập và lưu trữ các phiếu nhập, xuất kho giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa chặt chẽ, giảm thiểu rủi ro thất thoát, lãng phí hoặc gian lận. Các phiếu này đóng vai trò như một chứng từ pháp lý cho mọi giao dịch kho hàng.
• Tối ưu hóa chuỗi cung ứng: Với hệ thống phiếu nhập và xuất kho được quản lý tốt, doanh nghiệp có thể theo dõi chặt chẽ dòng chảy hàng hóa từ nhà cung cấp đến sản xuất, phân phối và khách hàng. Điều này giúp doanh nghiệp điều chỉnh kịp thời việc nhập hàng hoặc xuất hàng nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường, đồng thời tránh lãng phí nguồn lực và chi phí tồn kho.
• Hỗ trợ kiểm toán và minh bạch tài chính: Các phiếu nhập và xuất kho là bằng chứng quan trọng trong quá trình kiểm toán nội bộ hoặc bên ngoài. Chúng giúp minh bạch hóa quá trình quản lý hàng hóa, đảm bảo rằng mọi thay đổi trong kho đều được ghi nhận và theo dõi một cách hợp pháp.

6. Một số thuật ngữ chuyên ngành kho bãi khác cần biết

Để nâng cao năng lực làm việc trong môi trường quốc tế, kế toán và thủ kho nên nắm vững một số thuật ngữ chuyên ngành liên quan đến kho bãi dưới đây:

• Storage locations: Vị trí lưu kho
• Order: Đơn hàng
• Goods receipt: Nhập kho
• Goods Issue: Xuất kho
• Consolidation or Groupage: Việc gom hàng
• Equipment: Thiết bị
• Contract: Hợp đồng
• Bonded warehouse: Kho ngoại quan
• Cash receipt: Phiếu thu
• Post Goods Receipt: Nhập hàng lên hệ thống
• Certificate of Inspection: Giấy chứng nhận kiểm định chất lượng hàng hóa
• Certificate of origin: Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa
• Customs declaration: Khai báo hải quan
• Delivery Order (D/O): Lệnh giao hàng
• Stock take: Kiểm kê
• Expired date: Ngày hết hạn
• Warehouse: Nhà kho
• Warehouse card: Thẻ kho
• Stockkeeper/ storekeeper: Thủ kho
• Maintenance Cost: Chi phí bảo dưỡng
• Warranty Costs: Chi phí bảo hành
• Materials: Nguyên vật liệu
• Detention (DET): Phí lưu kho
• Demurrage (DEM) / Storage Charge: Phí lưu bãi
• Stevedoring: Việc bốc dỡ (hàng)
• Statement: Bảng báo cáo
• Invoice: Hóa đơn
• Quotation: Bảng báo giá
• Purchase order: Đơn đặt hàng nhà cung cấp
• Receipt: Phiếu thu hay giấy biên nhận
• Remittance Advice: Phiếu báo thanh toán
• Inventory report: Báo cáo tồn kho
• Waybill: Vận đơn

7. Phần mềm kế toán hỗ trợ nhập liệu và báo cáo đa ngôn ngữ (Tiếng Việt, Tiếng Anh…)

Trong kỷ nguyên số, các phần mềm kế toán hiện đại là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các nghiệp vụ kho bãi, đặc biệt là trong môi trường đa quốc gia. MISA AMIS Kế toán là một giải pháp tiêu biểu, cho phép người dùng nhập liệu và xem báo cáo đa ngôn ngữ (tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Trung, tiếng Hàn…).

Điều này đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài hoặc những doanh nghiệp cần lập báo cáo tài chính bằng tiếng Anh. Việc nắm vững các thuật ngữ chuyên ngành và sử dụng phần mềm kế toán đa ngôn ngữ giúp doanh nghiệp chủ động trong việc theo dõi và quản lý hệ thống kho, giảm thiểu tối đa nguy cơ thất thoát và tiết kiệm chi phí dịch thuật cho các báo cáo tài chính.

Giao diện phần mềm MISA AMIS Kế toán hỗ trợ nhập liệu đa ngôn ngữBáo cáo trên MISA AMIS Kế toán với tùy chọn ngôn ngữ

Để doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và minh bạch, việc hiểu rõ và áp dụng chính xác các chứng từ như phiếu nhập kho (GRN) và phiếu xuất kho (GIN) là điều kiện tiên quyết. Đặc biệt trong bối cảnh toàn cầu hóa, việc nắm vững các thuật ngữ tiếng Anh liên quan càng trở nên cấp thiết, giúp kế toán viên tự tin hơn trong công việc và đóng góp vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.