Ký Hiệu Mẫu Số Hóa Đơn Điện Tử Theo Thông Tư 78/2021/TT-BTC: Hướng Dẫn Chi Tiết

Theo quy định của Bộ Tài chính, mỗi hóa đơn điện tử đều phải có ký hiệu mẫu số riêng để đảm bảo tính chính xác, minh bạch và dễ dàng trong công tác quản lý. Việc nắm vững các quy định về ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là yếu tố then chốt giúp các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân kinh doanh lập hóa đơn đúng luật, tránh các sai sót không đáng có. Bài viết này sẽ cung cấp thông tin chi tiết về các quy định liên quan đến ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021, hỗ trợ quý độc giả trong quá trình thực hiện nghiệp vụ.

1. Ký Hiệu Mẫu Số Hóa Đơn Điện Tử Là Gì?

Căn cứ theo Điểm a, Khoản 1, Điều 4, Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021, ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được quy định như sau:

“Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6 để phản ánh loại hóa đơn điện tử”.

Cũng tại Điểm a, Khoản 1, Điều 4, Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định nội dung phản ánh của 6 ký tự mẫu số hóa đơn điện tử như sau:

• Số 1: Phản ánh loại hóa đơn điện tử giá trị gia tăng (GTGT);
• Số 2: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng;
• Số 3: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán tài sản công;
• Số 4: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia;
• Số 5: Phản ánh các loại hóa đơn điện tử khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP;
• Số 6: Phản ánh các chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn điện tử gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.

Theo quy định này, khi lập hóa đơn điện tử, người lập sẽ căn cứ vào loại hóa đơn cần lập mà xác định mẫu số hóa đơn phù hợp. Việc xác định mẫu số hóa đơn điện tử đúng sẽ đảm bảo cho việc quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả, chính xác.

2. Ký Hiệu Mẫu Số Hóa Đơn Do Cục Thuế Đặt In

Bên cạnh ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử tự tạo, các cá nhân và tổ chức cũng cần lưu ý đến ký hiệu mẫu số hóa đơn do Cục Thuế đặt in. Theo quy định tại Khoản 2, Điều 4, Thông tư 78/2021/TT-BTC, ký hiệu mẫu số hóa đơn này được định nghĩa như sau:

“Ký hiệu mẫu số hóa đơn do Cục Thuế đặt in là một nhóm gồm 11 ký tự thể hiện các thông tin về: tên loại hóa đơn, số liên, số thứ tự mẫu trong một loại hóa đơn (một loại hóa đơn có thể có nhiều mẫu)”.

Mẫu hóa đơn điện tử

Trong đó, các ký hiệu thể hiện nội dung cụ thể như sau:

Người sử dụng hóa đơn cần nắm rõ nội dung phản ánh của các ký tự trên hóa đơn để thuận tiện xác định loại hóa đơn chính xác. Đối với mỗi hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn sẽ có sự khác biệt rõ rệt.

3. Ký Hiệu Mẫu Số Hóa Đơn Là Tem, Vé, Thẻ

Ký hiệu mẫu số hóa đơn là tem, vé, thẻ do Cục Thuế đặt in gồm 03 ký tự để phân biệt tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn giá trị gia tăng hay hóa đơn bán hàng (Khoản 3, Điều 4, Thông tư 78/2021/TT-BTC). Cụ thể nội dung quy định như sau:

• Ký hiệu 01: đối với tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn GTGT;
• Ký hiệu 02: đối với tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn bán hàng.

4. Lưu Ý Quan Trọng Khi Sử Dụng Ký Hiệu Mẫu Số Hóa Đơn Điện Tử

Để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa quy trình quản lý, doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh cần lưu ý về việc sử dụng mẫu số hóa đơn điện tử như sau:

• Phải tự động tạo ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử theo đúng quy định.
• Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử phải được thể hiện rõ ràng, đầy đủ trên hóa đơn điện tử.
• Quản lý và lưu trữ thông tin về ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật.

Việc sử dụng đúng và hợp lệ ký hiệu hóa đơn điện tử mang lại nhiều ưu điểm vượt trội:

• Giúp dễ dàng quản lý: Cá nhân, đơn vị và cơ quan thuế có thể dễ dàng quản lý và theo dõi hóa đơn điện tử thông qua ký hiệu mẫu số.
• Đảm bảo tính chính xác và minh bạch, tránh làm giả hóa đơn: Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử giúp phân biệt được các hóa đơn điện tử khác nhau, ngăn chặn tình trạng giả mạo, gian lận hóa đơn.
• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Việc sử dụng ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử giúp tiết kiệm thời gian và chi phí trong việc tìm kiếm và quản lý hóa đơn điện tử.

Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác, minh bạch và hiệu quả của công tác quản lý hóa đơn điện tử. Các cá nhân và tổ chức kinh doanh khi lập hóa đơn cần tuân thủ chặt chẽ các quy định về ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử để góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về thuế và chống gian lận, trốn thuế.

Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ ngay Miền Bắc: 1900 4767, Miền Trung – Miền Nam: 1900 4768 để được tư vấn và hỗ trợ.