Mã vận đơn là gì? Hướng dẫn tra cứu và sử dụng chi tiết

Trong kỷ nguyên thương mại điện tử bùng nổ, việc theo dõi và quản lý các đơn hàng đã trở thành một phần không thể thiếu đối với cả người bán lẫn người mua. Một trong những yếu tố then chốt giúp thực hiện điều này chính là mã vận đơn. Vậy mã vận đơn là gì, nó có vai trò như thế nào và cách tra cứu, sử dụng ra sao? Bài viết này của Hỗ Trợ FM sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện và hướng dẫn chi tiết về mã vận đơn, giúp bạn tối ưu hóa quá trình giao nhận hàng hóa.

Mã vận đơn là gì?

Mã vận đơn, còn được biết đến với tên gọi mã đơn hàng hoặc mã số vận chuyển, là một dãy ký tự (chữ cái, số hoặc cả hai) duy nhất được in trên phiếu vận đơn và dán trực tiếp lên gói hàng. Mục đích chính của mã vận đơn là xác định danh tính, theo dõi toàn bộ hành trình từ khi bắt đầu đến khi kết thúc quá trình vận chuyển của một đơn hàng cụ thể.

Mã vận đơn đóng vai trò như một “chứng minh thư” của gói hàng, cho phép mọi bên liên quan – từ người gửi, đơn vị vận chuyển đến người nhận – có thể nắm bắt được trạng thái, vị trí hiện tại của hàng hóa và các thông tin quan trọng khác trong suốt quá trình vận chuyển.

Mã vận đơn có vai trò gì trong quá trình vận chuyển?

Mã vận đơn mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho tất cả các bên tham gia vào chuỗi cung ứng, từ chủ shop online đến các đơn vị vận chuyển và người mua hàng.

Đối với chủ shop online

Đối với các chủ shop kinh doanh trực tuyến, mã vận đơn là công cụ không thể thiếu để:

• Tra cứu và quản lý đơn hàng: Dễ dàng theo dõi trạng thái cụ thể của từng gói hàng, nắm bắt tình trạng giao nhận.
• Thống kê chi phí và tiền thu hộ COD: Giúp kiểm soát tài chính, đối soát các khoản phí vận chuyển và tiền thu hộ (COD) một cách chính xác.
• Xử lý vấn đề phát sinh: Kịp thời phản hồi và giải quyết các tình huống như sai địa chỉ, cần chỉnh sửa số tiền thu hộ. Việc xử lý nhanh chóng các vấn đề này không chỉ cải thiện trải nghiệm khách hàng mà còn góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Đối với đơn vị vận chuyển

Mã vận đơn giúp các đơn vị vận chuyển như Giao Hàng Nhanh (GHN) hoặc Giao Hàng Tiết Kiệm (GHTK) tối ưu hóa quy trình hoạt động và nâng cao chất lượng dịch vụ:

• Quản lý vận hành: Dễ dàng xử lý các vấn đề như giao nhầm hàng, thay đổi địa chỉ hoặc thông tin vận đơn.
• Kiểm soát lịch trình và đối soát: Xác định thời gian giao hàng dự kiến, quản lý thanh toán, thu hộ COD và đảm bảo tính bảo mật, chống gian lận trong toàn bộ quá trình.

Đối với người mua hàng

Người mua hàng có thể tận dụng mã vận đơn để:

• Theo dõi tình trạng và lịch sử đơn hàng: Nắm bắt chính xác vị trí và các mốc thời gian của gói hàng.
• Quản lý thời gian nhận hàng: Chủ động sắp xếp giờ giao hàng để nhận hàng, tránh bỏ lỡ.
• Đối chiếu thông tin và yêu cầu hỗ trợ: So sánh với thông tin trong đơn hàng, liên hệ khiếu nại hoặc yêu cầu đổi/trả hàng khi cần.
• Đánh giá chất lượng dịch vụ: Thông qua trải nghiệm theo dõi đơn hàng, người mua có thể đánh giá mức độ chuyên nghiệp của đơn vị vận chuyển.

Lấy mã vận đơn ở đâu?

Mã vận đơn thường được đơn vị vận chuyển cung cấp ngay sau khi bạn tạo vận đơn thành công. Cách lấy mã vận đơn sẽ khác nhau tùy thuộc vào phương thức bạn sử dụng:

• Tại bưu cục: Nếu bạn tạo vận đơn trực tiếp tại bưu cục (ví dụ: bưu cục của GHN), bạn sẽ nhận được một biên lai in mã vận đơn trên đó.
• Tạo vận đơn online: Khi bạn tạo vận đơn qua website hoặc ứng dụng chuyển phát nhanh (như app GHN hoặc website ghn.vn), mã vận đơn sẽ hiển thị ngay trên giao diện của ứng dụng hoặc trang web sau khi đơn hàng được lên thành công.

Hướng dẫn tra cứu tình trạng đơn hàng bằng mã vận đơn

Sau khi đã hiểu mã vận đơn là gì và có được mã số của mình, việc tiếp theo là sử dụng nó để tra cứu tình trạng đơn hàng. Dưới đây là hai cách phổ biến để thực hiện điều này:

Cách 1: Tra cứu bằng mã vận đơn trên website hoặc ứng dụng GHN

Đây là phương pháp thông dụng và được nhiều người lựa chọn. Để tra cứu trạng thái đơn hàng của GHN, bạn chỉ cần thực hiện các bước sau:

1. Truy cập nền tảng: Mở trình duyệt web và truy cập vào đường link https://donhang.ghn.vn/ hoặc [https://ghn.vn/blogs/trang-thai-don-hang]. Hoặc bạn cũng có thể mở ứng dụng (app) GHN trên điện thoại.
2. Nhập mã vận đơn: Tìm kiếm thanh công cụ hoặc ô tìm kiếm (thường được dán nhãn “Nhập mã đơn hàng” hoặc “Tra cứu đơn hàng”), sau đó nhập chính xác mã vận đơn của bạn vào ô này.
3. Xem kết quả: Nhấn nút tìm kiếm hoặc Enter, toàn bộ thông tin chi tiết về trạng thái hiện tại, lịch sử di chuyển và thời gian giao hàng dự kiến của đơn hàng sẽ được hiển thị.

Cách 2: Theo dõi bằng mã vạch

Ngoài việc nhập mã vận đơn thủ công, một số ứng dụng của đơn vị vận chuyển còn hỗ trợ tra cứu bằng mã vạch:

1. Mở ứng dụng GHN: Tải và mở ứng dụng GHN trên điện thoại của bạn.
2. Chọn phương thức quét mã vạch: Trong ô tìm kiếm hoặc chức năng tra cứu, chọn phương thức tìm kiếm bằng mã vạch.
3. Quét mã vạch: Dùng camera của điện thoại quét mã vạch được in trên phiếu giao hàng. Ngay lập tức, tất cả thông tin liên quan đến đơn hàng sẽ hiển thị đầy đủ trên màn hình.

Xử lý khi quên mã vận đơn

Trong trường hợp bạn không may làm mất hoặc quên mã vận đơn, đừng quá lo lắng. Có hai tình huống phổ biến và cách xử lý tương ứng:

• Đã đăng ký tài khoản GHN: Nếu bạn đã có tài khoản GHN (trên website hoặc ứng dụng), hãy đăng nhập và tìm kiếm đơn hàng bằng cách nhập tên người nhận và số điện thoại liên quan đến đơn hàng đó.
• Chưa đăng ký tài khoản GHN: Nếu bạn chưa có tài khoản, cách nhanh nhất là liên hệ trực tiếp đến tổng đài hỗ trợ của GHN qua Hotline 1900636677 để được nhân viên hỗ trợ tra cứu và cung cấp thông tin.

Để thuận tiện hơn trong việc theo dõi đơn hàng và sử dụng nhiều tính năng hữu ích khác, GHN khuyến khích các chủ shop, cá nhân và doanh nghiệp đăng ký tài khoản GHN.

Câu hỏi thường gặp về mã vận đơn

Mã vận đơn là gì?

Mã vận đơn là dãy ký tự duy nhất được gán cho mỗi gói hàng khi gửi qua đơn vị vận chuyển. Nó giúp xác định và theo dõi hành trình di chuyển của đơn hàng từ điểm gửi đến điểm nhận.

Mã vận đơn có tác dụng gì?

Nhờ mã vận đơn, người gửi và người nhận có thể kiểm tra tình trạng đơn hàng mọi lúc, mọi nơi. Ngoài ra, mã này còn hỗ trợ xử lý sự cố như sai địa chỉ và quản lý các khoản thu hộ COD một cách hiệu quả.

Lấy mã vận đơn ở đâu?

Bạn sẽ nhận được mã vận đơn sau khi tạo đơn hàng thành công qua ứng dụng, website của đơn vị vận chuyển hoặc khi gửi hàng tại bưu cục. Mã này thường được in trên phiếu gửi hàng và được cập nhật tự động vào hệ thống theo dõi.

Làm sao tra cứu đơn hàng bằng mã vận đơn?

Bạn có thể nhập mã vận đơn tại các website tra cứu chuyên dụng của đơn vị vận chuyển (ví dụ: donhang.ghn.vn) hoặc thông qua ứng dụng di động của họ để xem trạng thái giao hàng. Quét mã vạch trên phiếu gửi cũng là một cách nhanh chóng để kiểm tra.

Nếu quên mã vận đơn thì phải làm