Hướng Dẫn Chi Tiết Khi Người Mua Không Lấy Hóa Đơn: Doanh Nghiệp Cần Làm Gì?

Việc người mua không lấy hóa đơn là tình huống thường gặp, khiến nhiều doanh nghiệp băn khoăn về nghĩa vụ pháp lý và cách xử lý đúng đắn. Trong bối cảnh các quy định về thuế và hóa đơn ngày càng chặt chẽ, việc hiểu rõ và tuân thủ là cực kỳ quan trọng để tránh những rủi ro pháp lý tiềm ẩn. Bài viết này sẽ cung cấp cái nhìn chi tiết về các quy định hiện hành và hướng dẫn cách doanh nghiệp nên hành động khi gặp trường hợp người mua không lấy hóa đơn.

1. Người Mua Không Lấy Hóa Đơn: Doanh Nghiệp Có Bắt Buộc Xuất Hóa Đơn Không?

Theo quy định pháp luật hiện hành, khi phát sinh giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán có trách nhiệm phải lập hóa đơn để giao cho người mua, kể cả trong trường hợp người mua là cá nhân và không yêu cầu lấy hóa đơn.

Cụ thể, căn cứ theo Điểm a Khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, sửa đổi khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy định rõ ràng: “Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua…” Điều này bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ. Hóa đơn phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Như vậy, bất kể người mua có yêu cầu hay không, người bán bắt buộc phải xuất hóa đơn cho mọi giao dịch bán hàng hóa, dịch vụ. Việc không xuất hóa đơn có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng.

Lưu ý quan trọng: Nếu người bán không thực hiện việc xuất hóa đơn cho người mua theo đúng quy định, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng theo Khoản 5 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Người mua không lấy hóa đơn, rủi ro pháp lý về thuế

2. Quy Định Về Nội Dung Và Thời Điểm Xuất Hóa Đơn Cho Khách Lẻ Không Lấy Hóa Đơn

Mặc dù người mua không lấy hóa đơn, doanh nghiệp vẫn cần tuân thủ các quy định về nội dung và thời điểm xuất hóa đơn.

2.1. Nội Dung Hóa Đơn Khi Người Mua Là Khách Lẻ Không Kinh Doanh

Đối với khách lẻ, tức là cá nhân không kinh doanh, hóa đơn vẫn phải được xuất với đầy đủ thông tin theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Tuy nhiên, Điểm d Khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP) có quy định về một số trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có đầy đủ nội dung như sau:

• Hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại cho người mua là cá nhân không kinh doanh: Không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế người mua, chữ ký số của người mua.
• Hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh: Không nhất thiết phải có các chỉ tiêu: Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký số của người mua.
• Hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ: Không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán (trừ trường hợp do cơ quan thuế cấp mã), tiêu thức người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế), tiền thuế, thuế suất thuế giá trị gia tăng. Nếu tem, vé, thẻ có sẵn mệnh giá thì không nhất thiết phải có tiêu thức đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
• Chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử cho người mua là cá nhân không kinh doanh: Không nhất thiết phải có ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn, thuế suất thuế giá trị gia tăng, mã số thuế, địa chỉ người mua, chữ ký số của người bán.
• Hóa đơn điện tử hoạt động kinh doanh casino, trò chơi điện tử có thưởng: Không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký số của người mua.

2.2. Thời Điểm Lập Và Xuất Hóa Đơn

Thời điểm lập và xuất hóa đơn được quy định rõ ràng tại Điểm a Khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, sửa đổi khoản 1, khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Doanh nghiệp cần nắm vững các quy định này để đảm bảo tuân thủ đúng luật.

Các quy định pháp luật về thời điểm xuất hóa đơn

3. Hướng Dẫn Thực Hiện Xuất Hóa Đơn Điện Tử Khi Người Mua Không Lấy Hóa Đơn Trên MISA meInvoice

Để đơn giản hóa quy trình và đảm bảo tuân thủ khi người mua không lấy hóa đơn, các phần mềm hóa đơn điện tử như MISA meInvoice cung cấp các tính năng hỗ trợ hiệu quả. Dưới đây là hướng dẫn cơ bản trên MISA meInvoice:

1. Tạo mã khách hàng cá nhân: Trong hệ thống, bạn cần tạo một mã khách hàng đại diện cho các trường hợp khách lẻ. Chọn tùy chọn “Cá nhân”.
   • Mã khách hàng: Nhập một mã khách hàng phù hợp (ví dụ: KHL001, KHLE).
   • Tên khách hàng: Bạn có thể nhập “Khách lẻ” hoặc để trống tùy theo quy định nội bộ.
   • Sau khi điền thông tin, nhấn “Lưu” để hệ thống ghi nhận.

Giao diện tạo mã khách hàng cá nhân trên MISA meInvoice

2. Lập hóa đơn: Khi tiến hành lập hóa đơn cho giao dịch mà người mua không lấy, bạn chỉ cần chọn đúng mã khách hàng cá nhân đã tạo ở bước trên. Hệ thống sẽ hiển thị hóa đơn với các thông tin đã được thiết lập sẵn cho khách lẻ, đảm bảo đúng chuẩn theo quy định.

Ví dụ hóa đơn điện tử cho khách lẻ không lấy hóa đơn

Phần mềm quản lý hóa đơn MISA meInvoice không chỉ giúp bạn xuất hóa đơn điện tử cho khách lẻ một cách dễ dàng mà còn ứng dụng công nghệ AI tiên tiến để hỗ trợ quản lý hóa đơn đầu vào toàn diện. Phần mềm tự động tải hóa đơn từ nhà cung cấp, kết nối dữ liệu với phần mềm kế toán và nhanh chóng kiểm tra, cảnh báo các rủi ro về hóa đơn như:

• Hóa đơn sai thông tin (Người mua, người bán).
• Ngày ký và ngày lập bị lệch.
• Người bán có rủi ro cao về thuế.
• Tình trạng hoạt động của doanh nghiệp (Đang hoạt động hay đã ngừng hoạt động).
• Tính hợp lệ, hợp pháp của chữ ký số.

Đồng thời, MISA meInvoice hỗ trợ đơn vị tải hóa đơn gốc từ nhà cung cấp về dưới các định dạng Xml và PDF, giúp quản lý dữ liệu hiệu quả và minh bạch.

Sơ đồ xử lý hóa đơn đầu vào toàn diện với MISA meInvoice

Trong môi trường kinh doanh hiện đại, việc tuân thủ quy định về hóa đơn, đặc biệt là khi người mua không lấy hóa đơn, là yếu tố then chốt để đảm bảo hoạt động hợp pháp và tránh các rủi ro về thuế. Việc áp dụng các giải pháp công nghệ như MISA meInvoice không chỉ giúp doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ này một cách chính xác mà còn tối ưu hóa quy trình quản lý hóa đơn, nâng cao hiệu quả hoạt động.

Quý đơn vị, cá nhân có nhu cầu đăng ký Tư vấn và nhận Báo giá phần mềm Xử lý hóa đơn điện tử đầu vào MISA meInvoice có thể để lại thông tin đăng ký tại đây.