Hướng Dẫn Chi Tiết Đăng Ký Hóa Đơn Điện Tử Theo Nghị Định 70/2025/NĐ-CP

Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành một thủ tục pháp lý bắt buộc và là công cụ không thể thiếu đối với mọi doanh nghiệp tại Việt Nam. Việc đăng ký hóa đơn điện tử đúng chuẩn, nhanh chóng không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tối ưu hóa quy trình quản lý, giảm thiểu chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động. Bài viết này của Hỗ Trợ FM sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về quy trình đăng ký hóa đơn điện tử, các điều kiện và hồ sơ cần thiết, đặc biệt là theo những quy định mới nhất từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

1. Doanh nghiệp có cần thông báo phát hành hóa đơn điện tử nữa không?

Theo các quy định hiện hành, đặc biệt là Nghị định 70/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp đã không còn cần thông báo phát hành hóa đơn điện tử như trước đây. Thay vào đó, doanh nghiệp chỉ cần thực hiện thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua việc nộp Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA, ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Cụ thể, căn cứ theo Điểm a Khoản 11 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi khoản 1 Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định rõ: “Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không thuộc đối tượng ngừng sử dụng hóa đơn theo quy định tại khoản 1 Điều 16 Nghị định này đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (bao gồm cả đăng ký hóa đơn điện tử bán tài sản công, hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia) thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.”

Điều này cho thấy sự đơn giản hóa trong thủ tục, giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc triển khai HĐĐT.

2. Các điều kiện và hồ sơ cần thiết để đăng ký hóa đơn điện tử

Để quá trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử diễn ra thuận lợi và nhanh chóng, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các điều kiện và hồ sơ theo quy định.

2.1. Điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử được xem là một trong những công cụ chuyển đổi số đầu tiên mà doanh nghiệp nên triển khai ngay khi thành lập. Để đảm bảo việc sử dụng HĐĐT hiệu quả, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau:

Chữ ký số hợp lệ: Doanh nghiệp phải đăng ký và sử dụng phần mềm chữ ký số đúng quy định pháp luật. Chữ ký số phải còn hiệu lực tại thời điểm lập hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử.
Hạ tầng công nghệ: Cần có thiết bị truy cập internet với đường truyền ổn định, đủ khả năng thực hiện các nghiệp vụ như kê khai, phát hành và lưu trữ hóa đơn điện tử.
Hệ thống lưu trữ: Xây dựng cơ sở dữ liệu đủ lớn để lưu trữ hóa đơn điện tử trong vòng 10 năm theo quy định. Hoặc lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, có hệ thống lưu trữ trực tuyến quy mô, được chứng nhận về an toàn và bảo mật.
Nhân sự có chuyên môn: Đảm bảo nhân sự nắm rõ cách sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử. Khi lựa chọn nhà cung cấp, nên ưu tiên các đơn vị có dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7 để được hỗ trợ kịp thời khi phát sinh vấn đề.
Phần mềm tích hợp (nếu có): Nếu có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ, doanh nghiệp nên kết nối với phần mềm kế toán để đảm bảo dữ liệu hóa đơn điện tử được tự động chuyển vào hệ thống kế toán ngay tại thời điểm lập hóa đơn. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều cơ quan thuế không bắt buộc doanh nghiệp mới thành lập phải có các phần mềm này trước khi đăng ký hóa đơn điện tử. Do đó, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

2.2. Hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử bao gồm những gì?

Sau khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện trên, doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh cần chuẩn bị bộ hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử. Bộ hồ sơ này bao gồm:

Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử.
Hóa đơn điện tử mẫu (do nhà phân phối phần mềm hóa đơn điện tử cung cấp).

Lưu ý quan trọng:

Quyết định sử dụng hóa đơn, Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (nếu có) và Hóa đơn mẫu cần là bản scan, được đưa chung vào 01 bản dưới định dạng word (.doc).
Doanh nghiệp, hộ kinh doanh phải đăng ký sử dụng chữ ký số USB Token để thực hiện các thủ tục điện tử.

2.2.1. Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT)

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT – Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử, được ban hành kèm theo Phụ lục IA của Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Mẫu này là cơ sở pháp lý để cơ quan thuế ghi nhận thông tin đăng ký của đơn vị.

Bạn có thể tải ngay: Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA của Nghị định 70

2.2.2. Mẫu hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp nên lựa chọn mẫu hóa đơn điện tử phù hợp với từng lĩnh vực và ngành nghề kinh doanh của mình. Việc lựa chọn một mẫu hóa đơn rõ ràng, chuyên nghiệp không chỉ đáp ứng yêu cầu của cơ quan thuế mà còn tạo ấn tượng tốt với đối tác và khách hàng. Các nhà cung cấp giải pháp HĐĐT thường có nhiều mẫu để lựa chọn.

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ các điều kiện và hồ sơ, doanh nghiệp cần thực hiện gửi hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế. Sự hỗ trợ từ nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín sẽ giúp quá trình này diễn ra nhanh chóng và chính xác hơn.

3. Hướng dẫn chi tiết quy trình 3 bước đăng ký hóa đơn điện tử

Khi Cổng thông tin về hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế chính thức hoạt động, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo đến các doanh nghiệp để thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Sau khi nhận được thông báo, doanh nghiệp sẽ tiến hành các bước đăng ký trên phần mềm hóa đơn điện tử.

Dưới đây là 3 bước cơ bản để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đúng chuẩn:

Bước 1: Lập và gửi tờ khai đăng ký sử dụng HĐĐT (Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT)

Doanh nghiệp sẽ lập tờ khai Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70 và gửi đến cơ quan thuế.

Hướng dẫn đăng ký thông tin sử dụng HĐĐT trên mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA của Nghị định 70:

Truy cập vào Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế (tại hoadondientu.gdt.gov.vn) và điền các thông tin tại Tờ khai đăng ký sử dụng HĐĐT bao gồm: tên người nộp thuế, mã số thuế, cơ quan thuế quản lý, người liên hệ, địa chỉ liên hệ, điện thoại liên hệ, thư liên hệ.
Tích chọn hình thức hóa đơn mong muốn: Có mã của cơ quan thuế; Không có mã của cơ quan thuế; Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền.
Lựa chọn phương thức chuyển dữ liệu HĐĐT.
Lựa chọn phương thức chuyển hóa đơn điện tử.
Lựa chọn loại hóa đơn sử dụng: Hóa đơn GTGT; Hóa đơn bán hàng; Hóa đơn bán tài sản công; Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia; Các loại hóa đơn khác; Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn.
Điền danh sách chứng thư số sử dụng.
Điền thông tin tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Điền thông tin đơn vị truyền nhận.
Điền thông tin đơn vị hạch toán phụ thuộc cần cấp quyền tra cứu hóa đơn nếu đơn vị có các chi nhánh, đơn vị trực thuộc cần được cấp quyền tra cứu hóa đơn.
Điền thông tin đề nghị tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử nếu cần thông báo tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế khi tạm ngừng hoạt động kinh doanh, thay đổi hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử, gặp sự cố kỹ thuật, ngừng cung cấp dịch vụ, hoặc khi doanh nghiệp đang trong quá trình giải thể.
Nhấn ký điện tử và gửi tờ khai đến cơ quan thuế.

Bước 2: Cơ quan Thuế tiếp nhận và đối chiếu thông tin

Sau khi nhận được tờ khai, Cơ quan thuế (CQT) sẽ tiếp nhận Mẫu 01/TB-TNĐT Phụ lục IB và tự động đối chiếu thông tin Người đại diện pháp luật trong vòng 01 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận đăng ký:

Thông tin không khớp: CQT sẽ gửi thông báo không chấp nhận hồ sơ ngay trong ngày hoặc chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.
Thông tin khớp đúng: CQT sẽ yêu cầu người nộp thuế xác nhận qua Thư điện tử hoặc Số điện thoại của Người đại diện pháp luật (NĐDPL).

Bước 3: Người nộp thuế xác nhận thông tin

Người nộp thuế (NNT) cần xác nhận thông tin ngay trong ngày hoặc chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ khi nhận được yêu cầu từ CQT:

Quá hạn xác nhận hoặc xác nhận không thành công: CQT sẽ gửi thông báo không chấp nhận hồ sơ ngay trong ngày hoặc chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.
Xác nhận đúng hạn:
- NNT không thuộc trường hợp vi phạm: CQT sẽ thông báo chấp nhận Đăng ký sử dụng HĐĐT chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.
- NNT thuộc trường hợp vi phạm (ví dụ: Người đại diện theo pháp luật đã từng hoặc đang là người đại diện theo pháp luật của NNT ngừng hoạt động, NNT rủi ro về thuế cao): CQT sẽ yêu cầu giải trình theo Mẫu 01/TB-BSTT-NNT tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP trong vòng 01 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận đăng ký sử dụng.

4. MISA meInvoice – Giải pháp hóa đơn điện tử tối ưu cho doanh nghiệp

Hiện nay, thị trường có nhiều đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, việc lựa chọn một nhà cung cấp uy tín, được cơ quan thuế khuyến khích và có khả năng đáp ứng đầy đủ nhu cầu của doanh nghiệp (đặc biệt là doanh nghiệp mới thành lập) là vô cùng quan trọng.

Để đưa ra quyết định đúng đắn ngay từ đầu, doanh nghiệp có thể tham khảo phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của nhà cung cấp MISA. Đây là giải pháp được tin dùng hàng đầu tại Việt Nam với nhiều tính năng ưu việt, giúp doanh nghiệp dễ dàng tuân thủ các quy định pháp luật và tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ:

Là phần mềm HĐĐT hàng đầu Việt Nam, đảm bảo phát hành hóa đơn điện tử có mã/không mã của CQT; hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đáp ứng đầy đủ Nghị định 123/2020, Nghị định số 70/2025 và Thông tư 32/2025 mới nhất.
Cho phép chủ động lập hóa đơn ngay khi có phát sinh bán hàng hóa, dịch vụ; phát hành hóa đơn điện tử trên mọi thiết bị từ điện thoại, máy tính, tablet.
Cung cấp bộ giải pháp linh hoạt, đáp ứng nhu cầu của mọi quy mô và ngành nghề kinh doanh (doanh nghiệp, hộ kinh doanh, đơn vị hành chính sự nghiệp).
Kết nối với hơn 70 phần mềm bán hàng, quản trị và phần mềm kế toán phổ biến hiện nay, đảm bảo tính đồng bộ dữ liệu.
Hỗ trợ xử lý sai sót phát sinh ngay trên thiết bị của người nộp thuế một cách chủ động.
Người dùng nhận được sự hỗ trợ nhanh chóng, tận tình và đúng nghiệp vụ từ đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín.

Việc đăng ký hóa đơn điện tử là một bước quan trọng để doanh nghiệp hội nhập vào nền kinh tế số. Với những hướng dẫn chi tiết về điều kiện, hồ sơ và quy trình theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hy vọng các doanh nghiệp sẽ thực hiện thành công thủ tục này. Lựa chọn một phần mềm hóa đơn điện tử đáng tin cậy như MISA meInvoice sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ tuân thủ quy định mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.

Quý doanh nghiệp, hộ kinh doanh quan tâm nhận ưu đãi & dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử MISA meInvoice, vui lòng ĐĂNG KÝ tại đây:

Xem thêm: