Quy Định Chi Tiết Về Ký Hiệu Và Mẫu Số Hóa Đơn Điện Tử Mới Nhất 2025

Ngành kế toán và thuế tại Việt Nam luôn có những thay đổi để phù hợp với sự phát triển của công nghệ, đặc biệt là trong lĩnh vực hóa đơn điện tử. Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC đã ban hành nhiều quy định mới về hình thức, mẫu số và ký hiệu hóa đơn. Việc nắm rõ những quy định này là vô cùng quan trọng để các doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có thể tuân thủ đúng pháp luật, tránh những sai sót không đáng có và tối ưu hóa quy trình quản lý hóa đơn của mình. Bài viết này sẽ đi sâu vào phân tích các quy định mới nhất về ký hiệu và mẫu số hóa đơn điện tử, đồng thời hướng dẫn cách đánh số hóa đơn theo đúng quy định hiện hành.

I. Quy Định Về Ký Hiệu Và Mẫu Số Hóa Đơn Điện Tử

Theo Thông tư 32/2025/TT-BTC, hóa đơn điện tử bao gồm các ký hiệu và mẫu số được quy định rõ ràng nhằm phân loại và quản lý hiệu quả. Các quy định này đảm bảo tính minh bạch, dễ tra cứu và phù hợp với hệ thống quản lý của cơ quan thuế. Dưới đây là những hướng dẫn chi tiết về ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử.

1. Ký Hiệu Mẫu Số Hóa Đơn Điện Tử

Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được quy định tại điểm a, khoản 1, Điều 5 Thông tư 32/2025/TT-BTC. Đây là một ký tự số tự nhiên từ 1 đến 9, thể hiện loại hóa đơn điện tử. Việc phân loại này giúp nhận diện nhanh chóng mục đích và đối tượng sử dụng của từng loại hóa đơn.

Cụ thể, các số này mang ý nghĩa như sau:

1: Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng (GTGT).
2: Hóa đơn điện tử bán hàng.
3: Hóa đơn điện tử bán tài sản công.
4: Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia.
5: Hóa đơn điện tử khác như tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có nội dung hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
6: Chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn, bao gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
7: Hóa đơn thương mại điện tử.
8: Hóa đơn giá trị gia tăng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí.
9: Hóa đơn bán hàng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí.

Quy định về mẫu số, ký hiệu hóa đơn điện tử

2. Ký Hiệu Hóa Đơn Điện Tử

Bên cạnh ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn điện tử cũng được quy định cụ thể tại điểm b, khoản 1, Điều 5 Thông tư 32/2025/TT-BTC. Ký hiệu này gồm 6 ký tự (chữ và số) phản ánh loại hóa đơn, năm lập và hình thức có mã hoặc không mã của cơ quan thuế.

Cấu trúc của ký hiệu hóa đơn điện tử như sau:

Ký tự đầu (1 chữ cái):
- C: Hóa đơn có mã của cơ quan thuế.
- K: Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế.
Hai ký tự tiếp theo (2 chữ số): Thể hiện năm lập hóa đơn (2 số cuối của năm dương lịch). Ví dụ: năm 2025 sẽ là “25”.
Ký tự thứ 4 (1 chữ cái): Thể hiện loại hóa đơn điện tử sử dụng:
- T: Hóa đơn do doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng.
- D: Hóa đơn tài sản công và hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia hoặc hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng.
- L: Hóa đơn do Cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.
- M: Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền.
- N: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
- B: Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện.
- G: Tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn GTGT.
- H: Tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng.
- X: Hóa đơn thương mại điện tử.
Hai ký tự cuối (2 chữ cái): Do người bán tự xác định để quản lý mẫu hóa đơn. Nếu không có nhu cầu quản lý riêng, có thể dùng mặc định là “YY”.

Tại bản thể hiện của hóa đơn, ký hiệu hóa đơn điện tử và ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được thể hiện ở phía trên bên phải hoặc ở vị trí dễ nhận biết.

Như vậy, theo quy định tại Thông tư 32/2025/TT-BTC, bản thể hiện của hóa đơn điện tử sẽ hiển thị một chuỗi gồm 7 ký tự. Trong đó, ký tự đầu tiên là ký hiệu mẫu số hóa đơn, và 6 ký tự tiếp theo là ký hiệu hóa đơn điện tử.

Ví dụ minh họa ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử

Ví dụ minh họa:

Ký hiệu, mẫu số hóa đơn điện tử	Ý nghĩa
1C25TAA	Hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế, lập năm 2025, do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng.
2C25TBB	Hóa đơn bán hàng có mã của cơ quan thuế, lập năm 2025, do doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng.
1C25LBB	Hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế, lập năm 2025, là hóa đơn do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.
1K25TYY	Hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã, lập năm 2025, do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
1K25DAA	Hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã, lập năm 2025, là hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức bắt buộc do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng.
6K25NAB	Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử loại không có mã, lập năm 2025, doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế.
6K25BAB	Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử loại không có mã, lập năm 2025, do doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế.
7K25XAB	Hóa đơn thương mại điện tử, lập năm 2025, do doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế.

II. Quy Định Về Ký Hiệu Mẫu Số Hóa Đơn Do Cục Thuế Đặt In

Ngoài hóa đơn điện tử tự phát hành, Cục Thuế cũng đặt in hóa đơn cho một số đối tượng sử dụng. Các quy định về ký hiệu mẫu số hóa đơn do Cục Thuế đặt in có những đặc điểm riêng biệt cần được lưu ý.

1. Ký Hiệu Mẫu Số Hóa Đơn Do Cục Thuế Đặt In

Theo điểm a, khoản 2, Điều 5 Thông tư 32/2025/TT-BTC, ký hiệu mẫu số hóa đơn do Chi cục Thuế đặt in là một nhóm gồm 11 ký tự, thể hiện các thông tin về tên loại hóa đơn, số liên và số thứ tự mẫu trong một loại hóa đơn.

Cấu trúc cụ thể như sau:

6 ký tự đầu: Tên loại hóa đơn
- 01GTKT: Hóa đơn GTGT.
- 02GTTT: Hóa đơn bán hàng.
- 07KPTQ: Hóa đơn khu phi thuế quan.
- 03XKNB: Phiếu xuất kho nội bộ.
- 04HGDL: Phiếu xuất kho gửi đại lý.
1 ký tự tiếp theo: Số liên (1, 2, hoặc 3).
1 ký tự: Dấu gạch chéo “/” để phân cách.
3 ký tự cuối: Số thứ tự mẫu trong loại hóa đơn (từ 001 đến 999).

Riêng đối với hóa đơn là tem, vé, thẻ do Chi cục Thuế đặt in, bắt buộc ghi 03 ký tự đầu để phân biệt tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn giá trị gia tăng hay hóa đơn bán hàng:

01/: Tem, vé, thẻ là hóa đơn GTGT.
02/: Tem, vé, thẻ là hóa đơn bán hàng.

Các thông tin còn lại do Chi cục Thuế tự quy định theo nhu cầu quản lý nhưng không vượt quá 11 ký tự.

2. Ký Hiệu Hóa Đơn Do Cục Thuế Đặt In

Theo điểm b, khoản 2, Điều 5 Thông tư 32/2025/TT-BTC, ký hiệu hóa đơn do Chi cục Thuế đặt in là một nhóm gồm 08 ký tự, thể hiện thông tin về Chi cục Thuế đặt in hóa đơn, năm đặt in hóa đơn và ký hiệu hóa đơn do cơ quan thuế tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý.

Cấu trúc ký hiệu:

2 ký tự đầu: Mã Chi cục Thuế (theo Phụ lục I.A).
2 ký tự tiếp theo: 2 chữ cái in hoa trong 20 chữ cái (A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y) thể hiện ký hiệu hóa đơn do cơ quan thuế tự xác định để quản lý.
1 ký tự: Dấu “/” dùng để phân cách.
3 ký tự cuối:
- 2 chữ số: Năm đặt in (2 số cuối của năm dương lịch). Ví dụ: Năm 2025 là “25”.
- 1 chữ cái “P”: Hóa đơn do Chi cục Thuế đặt in.

Ví dụ: Một hóa đơn có Ký hiệu mẫu số: 01GTKT3/001 và Ký hiệu hóa đơn: 01AA/25P. Có thể hiểu đây là mẫu số 001 của hóa đơn giá trị gia tăng có 3 liên do Chi cục Thuế đặt in năm 2025.

3. Ký Hiệu Liên Hóa Đơn Do Cục Thuế Đặt In

Liên hóa đơn do Chi cục Thuế đặt in là các tờ trong cùng một số hóa đơn. Mỗi số hóa đơn thường có 3 liên, trong đó:

Liên 1: Lưu trữ tại đơn vị.
Liên 2: Giao cho người mua.
Liên 3: Dành cho nội bộ đơn vị.

III. Quy Định Về Cách Đánh Số Hóa Đơn Theo Nghị Định 123

Cách đánh số hóa đơn cũng là một yếu tố quan trọng mà các doanh nghiệp cần nắm rõ để đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ. Khoản 3, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định chi tiết về nguyên tắc đánh số hóa đơn.

Số hóa đơn là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập. Số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm, với giá trị tối đa đến số 99.999.999.
- Hóa đơn phải được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn.
- Đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, số hóa đơn được in sẵn trên hóa đơn và người mua hóa đơn được sử dụng đến hết kể từ khi mua.
- Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở được đồng thời cùng sử dụng một loại hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một hệ thống lập hóa đơn điện tử, thì hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn.
Trường hợp số hóa đơn không được lập theo nguyên tắc nêu trên, hệ thống lập hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc tăng theo thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập, sử dụng một lần duy nhất và có tối đa 8 chữ số.

Như vậy, theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP về cách đánh số hóa đơn:

Số hóa đơn gồm tối đa 8 chữ số.
Doanh nghiệp không cần thông báo phát hành số lượng hóa đơn “Từ số… Đến số…” mà chỉ cần đánh số bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 (hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn) theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn và kết thúc vào ngày 31/12 với số tối đa là 99.999.999. Sang năm tiếp theo, lại đánh quay vòng từ số 1.

Kết Luận

Việc nắm vững các quy định về ký hiệu và mẫu số hóa đơn điện tử, cũng như cách đánh số hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp hoạt động kinh doanh hợp pháp và hiệu quả. Các quy định này không chỉ giúp quản lý hóa đơn chặt chẽ hơn mà còn góp phần vào sự minh bạch của hệ thống thuế quốc gia.

Để đơn giản hóa quy trình và đảm bảo tuân thủ đúng các quy định pháp luật về hóa đơn điện tử, việc ứng dụng các phần mềm chuyên nghiệp là giải pháp tối ưu. MISA meInvoice là phần mềm hóa đơn điện tử được đông đảo doanh nghiệp/tổ chức sử dụng, được Cơ quan thuế cả nước thẩm định chất lượng và dịch vụ hàng đầu. Phần mềm này đáp ứng đầy đủ các mẫu hóa đơn theo mọi lĩnh vực, tuân thủ Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, giúp doanh nghiệp lập, phát hành, điều chỉnh, hủy, xóa bỏ, gửi hóa đơn một cách nhanh chóng, tiết kiệm hơn 90% chi phí và thời gian.

Doanh nghiệp quan tâm đến phần mềm MISA meInvoice và có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng trong 7 ngày, vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại đây.

Bên cạnh đó, MISA cũng đang triển khai chương trình “Tặng miễn phí phần mềm khai thuế cho 2 triệu hộ kinh doanh” với đầy đủ tính năng. Hộ kinh doanh có thể dùng MISA eShop để vận hành trọn quy trình bán hàng – xuất HĐĐT từ máy tính tiền – kê khai – nộp thuế – lên sổ sách kế toán trên cùng một nền tảng duy nhất, giảm sai sót nhập liệu và rủi ro pháp lý. Đừng quên tải ngay ứng dụng MISA eShop để nhận phần mềm khai thuế miễn phí với đầy đủ tính năng.

Tải ứng dụng MISA eShop nhận phần mềm khai thuế miễn phí

Hãy quét mã QR Code để nhận phần mềm khai thuế miễn phí cho hộ kinh doanh ngay hôm nay.

Xem thêm: