Phân Biệt Hóa Đơn Bán Hàng Và Hóa Đơn Giá Trị Gia Tăng: Hướng Dẫn Chi Tiết Cho Doanh Nghiệp

Trong hệ thống kế toán và thuế tại Việt Nam, việc phân biệt hóa đơn bán hàng và hóa đơn giá trị gia tăng là một yếu tố then chốt giúp các doanh nghiệp và hộ kinh doanh tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa quản lý tài chính. Mặc dù cả hai loại hóa đơn này đều có chức năng ghi nhận giao dịch mua bán, nhưng chúng lại khác nhau ở nhiều điểm cơ bản, từ đối tượng áp dụng, nội dung cho đến cách thức kê khai và hạch toán thuế.

Việc hiểu rõ những điểm khác biệt này không chỉ giúp tránh những sai sót pháp lý mà còn hỗ trợ việc tính toán chi phí và thuế một cách chính xác. Bài viết này sẽ đi sâu vào định nghĩa, đặc điểm và cách phân biệt hai loại hóa đơn quan trọng này, đồng thời cung cấp các thông tin liên quan đến quy định hiện hành và giải pháp quản lý hiệu quả. Đối với các hoạt động kinh doanh, ngoài việc quản lý hóa đơn, các doanh nghiệp cũng cần chú ý đến quy trình logistics và việc tra cứu đơn hàng ghtk bằng số điện thoại để đảm bảo dòng chảy hàng hóa thông suốt và minh bạch.

1. Tìm hiểu về Hóa đơn Bán hàng và Hóa đơn Giá trị gia tăng

Để có thể phân biệt hóa đơn bán hàng và hóa đơn giá trị gia tăng một cách chính xác, trước hết chúng ta cần nắm rõ định nghĩa và mục đích sử dụng của từng loại hóa đơn dựa trên các quy định pháp luật hiện hành.

1.1 Hóa đơn bán hàng là gì?

Theo Khoản 2, Điều 8 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn bán hàng được quy định là loại hóa đơn dành cho các tổ chức, cá nhân khai và tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp trực tiếp.

Cụ thể, hóa đơn bán hàng được sử dụng cho các hoạt động sau:

• Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong phạm vi nội địa.
• Các hoạt động vận tải quốc tế.
• Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài và xuất vào khu phi thuế quan cùng các trường hợp được xem như xuất khẩu.

Ngoài ra, các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi thực hiện giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ vào nội địa hoặc giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, hay xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài, cũng sử dụng hóa đơn bán hàng và trên hóa đơn cần ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.

Giao dịch viên đang xem xét hóa đơn, thể hiện sự phân biệt giữa các loại hóa đơn

1.2 Hóa đơn giá trị gia tăng là gì?

Cũng theo Khoản 1, Điều 8 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn giá trị gia tăng (còn được gọi là hóa đơn đỏ hoặc hóa đơn VAT) là một loại chứng từ do người bán lập ra để ghi nhận giá trị hàng hóa, dịch vụ đã cung cấp. Mục đích chính của hóa đơn này là phục vụ cho việc kê khai và nộp thuế GTGT.

Hóa đơn GTGT được áp dụng cho các tổ chức, cá nhân tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, trong các hoạt động như:

• Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nước.
• Thực hiện các hoạt động vận tải quốc tế.
• Xuất hàng hóa vào khu phi thuế quan và các trường hợp được xem như xuất khẩu.
• Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.

Loại hóa đơn này thường được sử dụng bởi các doanh nghiệp có quy mô lớn, hoạt động phức tạp, nơi việc kê khai thuế GTGT đầu vào và đầu ra là cần thiết để tính toán khấu trừ thuế một cách chính xác.

Người dùng đang tìm hiểu về các loại hóa đơn trên máy tính

2. Phân biệt Hóa đơn Bán hàng và Hóa đơn Giá trị gia tăng chi tiết

Để làm rõ hơn sự khác biệt giữa hai loại hóa đơn này, bảng so sánh dưới đây sẽ trình bày các tiêu chí cụ thể giúp doanh nghiệp dễ dàng nhận diện và áp dụng đúng quy định pháp luật.

Tiêu chí	Hóa đơn Bán hàng	Hóa đơn Giá trị gia tăng
Đối tượng áp dụng	Dành cho tổ chức, cá nhân khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, bao gồm:	Dành cho tổ chức, cá nhân khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, bao gồm:
	– Doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh trong khu phi thuế quan.	– Doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa.
	– Hộ kinh doanh cá thể nộp thuế khoán hoặc sử dụng hóa đơn do cơ quan thuế cấp.	– Thực hiện vận tải quốc tế.
	– Một số dịch vụ đặc thù theo quy định.	– Xuất vào khu phi thuế quan hoặc xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài.
Mẫu hóa đơn	Mẫu số 7, ban hành theo Thông tư 78/2021/TT-BTC.	Mẫu số 6, ban hành theo Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Nội dung hóa đơn	– Không ghi thuế suất và tiền thuế GTGT.	– Ghi rõ thuế suất và tiền thuế GTGT.
	– Tổng giá trị thanh toán là giá trị hàng hóa/dịch vụ, không bao gồm thuế.	– Tổng tiền thanh toán bao gồm thuế GTGT.
Kê khai hóa đơn	Chỉ kê khai hóa đơn đầu ra, không cần kê khai hóa đơn đầu vào. Có thể kê khai chỉ tiêu trên Tờ khai 01/GTGT hoặc không cần kê khai.	Kê khai đầy đủ hóa đơn đầu ra và đầu vào. Kê khai toàn bộ chỉ tiêu trên Tờ khai 01/GTGT để tính khấu trừ.
Hạch toán	Thuế trên hóa đơn đầu vào (nếu có) được cộng vào nguyên giá tài sản.	Hạch toán tách biệt thuế GTGT đầu vào, đầu ra và nguyên giá tài sản để khấu trừ.

3. Mẫu Hóa đơn Bán hàng và Hóa đơn Giá trị gia tăng mới nhất 2025

Theo quy định của Thông tư 78/2021/TT-BTC, các mẫu hóa đơn bán hàng (mẫu số 7) và hóa đơn GTGT (mẫu số 6) đã được chuẩn hóa để phù hợp với hình thức hóa đơn điện tử. Các mẫu này được thiết kế nhằm tuân thủ Nghị định 119/2018/NĐ-CP, đảm bảo tính pháp lý và mang lại sự tiện lợi tối đa cho người sử dụng. Doanh nghiệp cần sử dụng các phần mềm hóa đơn điện tử chuyên dụng để phát hành hóa đơn đúng theo mẫu quy định của pháp luật.

Mẫu hóa đơn bán hàng điện tử minh họa

4. Hóa đơn Bán hàng có được tính vào chi phí không?

Căn cứ theo Khoản 1, Điều 4 của Thông tư 96/2015/TT-BTC, hóa đơn bán hàng hoàn toàn có thể được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Khoản chi phải có liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Đối với các khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Việc tuân thủ các điều kiện này giúp doanh nghiệp hợp pháp hóa các chi phí, từ đó tối ưu hóa nghĩa vụ thuế TNDN một cách hiệu quả.

5. EasyInvoice – Giải pháp tối ưu hóa quản lý hóa đơn điện tử

Để hỗ trợ doanh nghiệp và hộ kinh doanh trong việc phân biệt hóa đơn bán hàng và hóa đơn giá trị gia tăng, đồng thời quản lý hóa đơn một cách hiệu quả và tuân thủ pháp luật, EasyInvoice là một giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử lý tưởng. EasyInvoice mang đến nhiều lợi ích nổi bật:

• Tự động hóa quy trình: Hệ thống giúp phát hành hóa đơn điện tử nhanh chóng, dễ dàng và tích hợp trực tiếp với hệ thống HTKK để nộp tờ khai thuế. Đặc biệt, từ ngày 1/7/2025, EasyInvoice sẽ tự động cập nhật số định danh cá nhân vào hóa đơn, đảm bảo tuân thủ các quy định mới nhất.
• Báo cáo chi tiết: Cung cấp các báo cáo đầy đủ về tình hình sử dụng hóa đơn, doanh thu, chi phí, và hỗ trợ tính toán khấu trừ thuế GTGT.
• Đa nền tảng: Phần mềm hoạt động mượt mà trên cả máy tính và thiết bị di động, mang lại sự tiện lợi tối đa cho người dùng mọi lúc, mọi nơi.
• Hỗ trợ 24/7: Đội ngũ chuyên nghiệp của EasyInvoice luôn sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc về thuế và hóa đơn qua hotline và email, đảm bảo hỗ trợ kịp thời.
• Miễn phí cập nhật: EasyInvoice cam kết cập nhật miễn phí và nhanh chóng các Thông tư, Nghị định mới nhất năm 2025, giúp doanh nghiệp luôn nắm bắt được các thay đổi pháp lý.

Giao diện phần mềm EasyInvoice giúp quản lý hóa đơn điện tử

Việc hiểu rõ và phân biệt hóa đơn bán hàng và hóa đơn giá trị gia tăng là điều kiện tiên quyết giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh áp dụng đúng quy định pháp luật, từ đó tối ưu hóa chi phí thuế và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính. Hóa đơn bán hàng thích hợp với phương pháp tính thuế trực tiếp, trong khi hóa đơn GTGT là lựa chọn cho phương pháp khấu trừ. Bằng cách sử dụng các giải pháp quản lý hóa đơn điện tử hiện đại như EasyInvoice, doanh nghiệp không chỉ đơn giản hóa nghiệp vụ kế toán mà còn đảm bảo tuân thủ pháp luật, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro đáng kể.

Nếu quý bạn đọc có bất kỳ câu hỏi nào khác cần được tư vấn và hỗ trợ chi tiết về hóa đơn điện tử, vui lòng liên hệ trực tiếp với đội ngũ chuyên gia của EasyInvoice qua Hotline: 0869 425 631 để được giải đáp nhanh chóng và tận tình nhất.