Quy Định Về Cơ Sở Dữ Liệu Hộ Tịch Điện Tử Và Phần Mềm Hộ Tịch Dùng Chung

Trong bối cảnh đẩy mạnh chuyển đổi số quốc gia, Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử (CSDLHTĐT) đóng vai trò trung tâm trong việc quản lý thông tin dân cư, đơn giản hóa thủ tục hành chính và nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước. Hệ thống này không chỉ là một kho lưu trữ thông tin mà còn là nền tảng quan trọng để xây dựng một chính phủ điện tử minh bạch và phục vụ người dân tốt hơn. Bài viết này sẽ đi sâu làm rõ các quy định liên quan đến CSDLHTĐT và vai trò của phần mềm hộ tịch dùng chung.

Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và Phần mềm hộ tịch dùng chung là gì?

Để hiểu rõ về CSDLHTĐT, trước hết chúng ta cần nắm vững các khái niệm cơ bản về hệ thống này và phần mềm hỗ trợ.

Khái niệm Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử

Theo Điều 2 Nghị định 87/2020/NĐ-CP, Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử là kho dữ liệu tập hợp thông tin hộ tịch của công dân theo quy định, được lập, lưu trữ và quản lý bằng các thiết bị điện tử trong hệ thống mạng. Việc truy cập, cập nhật và quản lý CSDLHTĐT được thực hiện thông qua Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung.

Khái niệm Phần mềm hộ tịch dùng chung

Phần mềm hộ tịch dùng chung là nền tảng của CSDLHTĐT do Bộ Tư pháp xây dựng và thiết kế, bao gồm:

Hệ thống phần mềm đăng ký hộ tịch trực tuyến.
Hệ thống phần mềm quản lý hộ tịch điện tử.
Hệ thống phần mềm ứng dụng, dịch vụ khác.

Phần mềm này đóng vai trò là công cụ đắc lực hỗ trợ các cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch trong việc thực hiện các thủ tục như đăng ký, cập nhật, quản lý cũng như khai thác sử dụng CSDLHTĐT. Phần mềm hộ tịch dùng chung được tích hợp với hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp tỉnh, sau đó kết nối với Cổng dịch vụ công quốc gia và Cổng dịch vụ công cấp tỉnh. Điều này cho phép phần mềm hỗ trợ các công việc như tiếp nhận hồ sơ đăng ký hộ tịch điện tử, giải quyết các thủ tục hành chính trong lĩnh vực hộ tịch trực tuyến, và theo dõi tình hình, kết quả giải quyết hồ sơ.

Hệ thống Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và phần mềm*Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử giúp quản lý thông tin công dân hiệu quả.*

Nội dung và nguồn xác lập thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử

CSDLHTĐT lưu trữ một lượng lớn thông tin hộ tịch của công dân, được thu thập và cập nhật từ nhiều nguồn khác nhau.

Thông tin cá nhân khi đăng ký khai sinh

Những thông tin của các chủ thể sau sẽ được ghi lại trong CSDLHTĐT khi có hồ sơ đăng ký khai sinh:

Thông tin của người được đăng ký khai sinh: Gồm họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, quốc tịch, quê quán, số định danh cá nhân.
Thông tin của cha, mẹ người được đăng ký khai sinh: Gồm họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, quốc tịch, quê quán, số định danh cá nhân.
Thông tin của người đi đăng ký khai sinh: Kèm mối quan hệ với người được khai sinh, họ tên, số định danh cá nhân, giấy tờ tùy thân.
Thông tin cơ quan đăng ký khai sinh: Gồm số đăng ký, quyển số, ngày tháng năm đăng ký.
Thông tin của người ký giấy khai sinh: Gồm họ tên và chức vụ.

Thông tin công dân Việt Nam đã giải quyết ở nước ngoài

Thông tin hộ tịch của công dân Việt Nam được xác lập khi ghi vào sổ hộ tịch về việc khai sinh đã được giải quyết ở nước ngoài (gọi là ghi chú khai sinh) bao gồm:

Thông tin người được ghi chú khai sinh: Gồm họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi sinh, quốc tịch.
Thông tin cha, mẹ người được ghi chú khai sinh: Gồm họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi sinh, quốc tịch.
Thông tin cơ sở ghi chú khai sinh: Tên cơ quan, tên quốc gia đã cấp giấy tờ hộ tịch, tên loại giấy tờ, số, ngày tháng năm cấp.
Thông tin người yêu cầu ghi chú khai sinh: Gồm họ tên và số định danh cá nhân.
Thông tin cơ quan thực hiện ghi chú khai sinh: Gồm số đăng ký, quyển số, ngày tháng năm đăng ký.
Thông tin người ký trích lục ghi chú khai sinh: Gồm họ tên và chức vụ.

Thông tin cập nhật từ Phần mềm hộ tịch dùng chung

Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử được cập nhật từ Phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch điện tử bởi cơ quan đăng ký hộ tịch, trong đó gồm có:

Nội dung thông tin hộ tịch của cá nhân và thông tin hộ tịch của cha mẹ, vợ hoặc chồng của cá nhân nếu có sự biến động do đăng ký kết hôn, thay đổi – cải chính hoặc bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc.
Nội dung thông tin hộ tịch về những thay đổi hộ tịch dựa theo bản án, quyết định từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Nội dung thông tin hộ tịch về những thay đổi hộ tịch của công dân Việt Nam đã được giải quyết, xử lý tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền ở nước ngoài.

Bản điện tử của sổ hộ tịch

Đây là bản scan hoặc bản chụp các trang trong sổ hộ tịch tương ứng với thông tin hộ tịch được ghi nhận trong CSDLHTĐT.

Các thông tin chi tiết được lưu trữ trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử*CSDLHTĐT lưu trữ thông tin chi tiết về các sự kiện hộ tịch của công dân.*

Nguồn xác lập Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử

Các nội dung, thông tin của CSDLHTĐT được xác lập từ những nguồn sau đây:

Dữ liệu hộ tịch đã được đăng ký bằng Phần mềm hộ tịch dùng chung.
Dữ liệu hộ tịch được chuẩn hóa và số hóa từ sổ hộ tịch.
Dữ liệu hộ tịch được liên kết và chia sẻ, trích xuất từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
Dữ liệu hộ tịch được chuyển đổi, chia sẻ và chuẩn hóa từ các hệ thống, phần mềm, cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử trước đây.

Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử

Khoản 3 Điều 2 Nghị định 87/2020/NĐ-CP đã nêu rõ các cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử bao gồm hệ thống các cấp, từ trung ương đến địa phương:

Cơ quan đăng ký hộ tịch.
Bộ Tư pháp.
Sở Tư pháp các cấp tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương.
Phòng Tư pháp các đơn vị hành chính tương đương.

4 Nguyên tắc quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử

Việc xây dựng, cập nhật, quản lý, khai thác cũng như sử dụng CSDLHTĐT sẽ dựa theo 4 nguyên tắc quan trọng sau:

Nội dung, thông tin trong CSDLHTĐT được xây dựng và quản lý theo một hệ thống thống nhất từ trung ương đến địa phương, đảm bảo đồng bộ và hiệu quả.
Dữ liệu hộ tịch điện tử phải luôn được cập nhật đầy đủ, chính xác và kịp thời. Bên cạnh đó, hệ thống phải duy trì hoạt động ổn định, đáp ứng mọi yêu cầu truy xuất.
Tất cả dữ liệu thông tin trong CSDLHTĐT phải được bảo mật tuyệt đối, đảm bảo an toàn thông tin cá nhân của công dân.
Tất cả các hoạt động liên quan đến CSDLHTĐT đều phải tuân thủ nghiêm ngặt theo pháp luật hiện hành, đảm bảo tính pháp lý và minh bạch.

Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử là một bước tiến quan trọng trong công cuộc cải cách hành chính, mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho cả người dân và các cơ quan quản lý. Việc hiểu rõ về hệ thống này giúp chúng ta nhận thức được tầm quan trọng của nó trong việc xây dựng một xã hội số hiện đại và tiện lợi hơn.

Câu hỏi thường gặp về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử

1. Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử là gì?

Căn cứ theo Điều 2 Nghị định 87/2020/NĐ-CP, Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử là kho dữ liệu tập hợp thông tin hộ tịch của công dân theo quy định và được lưu trữ, quản lý bằng các thiết bị điện tử trong hệ thống mạng. Việc truy cập, cập nhật và quản lý này được thực hiện thông qua Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung.

2. Hệ thống phần mềm hộ tịch điện tử là gì?

Phần mềm hộ tịch dùng chung là nền tảng của Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử do Bộ Tư pháp xây dựng và thiết kế, trong đó bao gồm phần mềm đăng ký hộ tịch trực tuyến, phần mềm quản lý hộ tịch điện tử và các phần mềm ứng dụng, dịch vụ khác. Đây là công cụ hỗ trợ đắc lực cho các cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch trong việc thực hiện các thủ tục đăng ký, cập nhật, quản lý cũng như khai thác sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

3. Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử được xác lập từ nguồn nào?

Các nội dung, thông tin của Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử được xác lập từ dữ liệu hộ tịch đã đăng ký bằng Phần mềm hộ tịch dùng chung; dữ liệu hộ tịch được số hóa từ sổ hộ tịch; dữ liệu được trích xuất từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư; và dữ liệu được tích hợp, đồng bộ hóa từ các hệ thống, phần mềm trước đây.

4. Cơ quan nào quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử?

Các cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử bao gồm Cơ quan đăng ký hộ tịch, Bộ Tư pháp, Sở Tư pháp các cấp tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương và Phòng Tư pháp các đơn vị hành chính tương đương.

Xem thêm: